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KDS 6.0 SpDi / SpDi und Gerontopsychiatrie
KDS 6.0
KLIENTEN-DATEI-SYSTEM
Version 6.0 SpDi / SpDi und Gerontopsychiatrie
Dipl.-Psychologe Rolf Riedel
Hersbruck, 2007
Inhalt
1 EINLEITUNG
9
1.1 GRUNDSÄTZLICHES ZUM KDS UND DIESEM HANDBUCH
1.2 WICHTIGE BEGRIFFE DES KDS:
1.2.1 DATENBANK, TABELLE, DATENSATZ, FELD:
1.2.2 LOGIN, PASSWORT:
9
10
10
10
1.2.3 ADMINISTRATOR:
11
1.2.4 USER
11
1.3 INSTALLATION
11
1.4 NETZINSTALLATION - HAUPTRECHNER SUCHEN
1.4.1 UNTERSCHEIDUNG DER INZWISCHEN BEI DEN
DIENSTEN GEBRÄUCHLICHEN NETZWERKSTRUKTUREN:
1.4.2 PEER TO PEER
12
12
12
1.4.3 INSTALLATION AUF EINEM DATENSERVER
1.4.4 TERMINALSERVER
13
14
1.4.5 PROBLEME BEI DER EINRICHTUNG DES NETZWERKES
1.4.6 UPDATE VON VERSION 5.1 ODER 5.2
1.5 UPDATE VON KDS 4.5/4.6
14
15
15
2 NEUE FUNKTIONEN DES KDS 6.0
16
2.1 ÜBERBLICK
16
3 DAS KDS AN EINEN SPDI ANPASSEN
3.1 RECHNERNUMMERN FESTLEGEN
3.2 BEZIRK FESTLEGEN
18
18
19
3.3 USER, BERATER EINRICHTEN
19
3.4 ZENTRALPASSWORT
19
3.5 AUSSENSPRECHSTUNDEN
19
3.6 VERSORGUNGSGEBIET
20
3.7 FELD 'BEMERKUNGEN' UND 'SELEKTIERT'
3.8 GRUPPEN
20
20
3.9 IBRP UND ANAMNESE KONFIGURIEREN
3.10 EIGENE FELDER DEFINIEREN
20
22
4 KDS-LOGIN UND SCHALTZENTRALE
i
24
4.1 DATENSCHUTZ
24
4.2 USER- UND PASSWORTVERWALTUNG
4.2.1 USERPASSWORT ÄNDERN
26
26
4.2.2 NEUER USER
26
4.2.3 USER LÖSCHEN
27
4.2.4 ZENTRALPASSWORT ÄNDERN
4.2.5 ZUSAMMENFASSUNG DER PASSWORTFUNKTIONEN
4.3 KONFIGURATION/SETUP
27
28
28
4.4 EIGENE FELDER DEFINIEREN
28
4.5 IBRP/SOZIALBERICHT KONFIGURIEREN
4.6 VORGABEN ÄNDERN/DB UND SQL
4.6.1 VORGABEN DER AUSWAHLFELDER ÄNDERN
4.6.2 PARADOX- UND DBASE-TABELLEN ANSEHEN UND
BEARBEITEN
4.6.3 SQL-ABFRAGEN DURCHFÜHREN, SPEICHERN UND
ÖFFNEN
4.6.4 BESTEHENDE KDS-EINTRÄGE ÄNDERN
4.6.5 AUFNAHME VON FELDERN UND WERTEN IN DIE
AUSWERTUNG
4.7 BACKUP (UND WIEDERHERSTELLEN)
4.7.1 BACKUP
29
29
29
31
31
31
32
34
34
4.7.2 WIEDERHERSTELLEN
35
4.8 KLIENTENDATEN AUS BACKUP WIEDERHERSTELLEN
4.9 ZUSAMMENFÜHREN
36
37
4.10 DATENBANKBEREINIGUNG UND TABELLENPFLEGE
4.10.1 TABELLENPFLEGE
38
38
4.11 TABELLENREPARATUR
38
5 DAS DATEN-EINGABEFORMULAR
5.1 DAS BEWEGEN ZWISCHEN DEN FELDERN
5.2 DIE VERSCHIEDENEN FELDARTEN DES
EINGABEFORMULARS
5.2.1 EINGABEPFLICHTIGE FELDER
5.2.2 DIE FELDER NUMMER UND RECHNER
ii
40
40
41
41
41
5.2.3 DAS FELD KLIENTENGRUPPE
5.2.4 EDITIERFELDER
42
42
5.2.5 AUSWAHLFELDER
43
5.2.6 DAS FELD SELEKTIERT
43
5.2.7 KOMBINATIONSFELDER
43
5.2.8 GRAU UNTERLEGTE FELDER
43
5.2.9 ANKREUZFELDER
43
5.2.10 DATUMSFELDER
43
5.2.11 MEMOFELDER
44
5.2.12 SCHALTER
44
5.2.13 DIE NAVIGATOREN
44
5.2.14 NUMMER/NAME SUCHEN
45
5.2.15 DATENSATZ LÖSCHEN
45
5.2.16 FAMILIENKOPIE
46
5.2.17 IBRP
46
5.2.18 ALLES UNBEKANNT
47
5.3 DAS AUSFÜLLEN DER MASSNAHMEN
5.3.1 EINGABE VON GRUPPENTEILNAHMEN
5.3.2 TERMINAUTOMAT-VORGABEN ÄNDERN
5.3.3 MASSNAHMEN BEI ANGEHÖRIGEN:
5.3.4 BEDIENUNGSHINWEISE:
47
49
49
50
51
5.3.5 GESPRÄCHSNOTIZEN
51
5.4 NEUE KLIENTEN-DATENSÄTZE EINGEBEN
6 MENÜREFERENZ DES EINGABEFORMULARS
6.1 DATEI
52
53
53
6.1.1 KLIENTENBLATT DRUCKEN (STRG+K)
6.1.2 BEENDEN:
53
53
6.2 BEARBEITEN
53
6.2.1 ADRESSE IN DIE ZWISCHENABLAGE (STRG+A)
6.2.2 NEUER DATENSATZ
53
53
6.2.3 DATENSATZ LÖSCHEN
54
6.3 OPTIONEN
54
iii
6.3.1 DATEN GESCHÜTZT (STRG+G)
54
6.3.2 DATUM MIT JAHR (STRG+D)
54
6.3.3 TERMINAUTOMAT-VORGABEN ÄNDERN
6.3.4 JAHRESABSCHLUSS PRÜFEN (STRG+J)
7 DER NEUE KDS-KALENDER
54
55
56
7.1 WOZU JETZT AUCH NOCH EINEN KALENDER!?
7.2 TERMINE ANLEGEN
56
57
7.2.1 DAS GEWÜNSCHTE DATUM ANZEIGEN LASSEN
7.2.2 ALLE BERATER - 1 TAG ODER 1 BERATER - 7 TAGE
7.2.3 EINGABE VON KLIENTENTERMINEN
7.2.4 KRISENTERMINE
57
57
57
60
7.2.5 ZWEI BERATER
60
7.2.6 EINTRAGEN VON INDIREKT KLIENTENBEZOGENEN
TERMINEN
7.2.7 NUR SONDERSPALTENEINTRÄGE ANLEGEN
7.2.1 TERMINE FÜR ALLE BERATER ANLEGEN
7.3 TERMINE LÖSCHEN ODER VERÄNDERN
7.3.1 TERMINE LÖSCHEN
60
61
61
62
62
7.3.2 TERMININHALTE ÄNDERN
62
7.3.3 VERSCHIEBEN ODER KOPIEREN VON TERMINEN
7.4 KALENDEREINTRÄGE IN DIE MASSNAHMEN
ÜBERNEHMEN
8 DIE KDS-GRUPPENVERWALTUNG
8.1 KDS-GRUPPE - EIN ÜBERBLICK
8.2 ANLEGEN DER LEITERINNEN
63
63
65
65
65
8.3 ANLEGEN DER GRUPPEN
66
8.3.1 ORGANISATIONSZEITEN BEARBEITEN
8.3.2 STD./PUNKTWERTE IN DIE INDIREKTEN LEISTUNGEN
ÜBERTRAGEN
8.4 ANLEGEN DER GRUPPEN-TEILNEHMER
8.4.1 GRUPPENTEILNAHMEN EINTRAGEN
8.4.2 GEBURTSTAGSLISTEN
68
69
70
70
71
8.5 GRUPPENTREFFEN EINGEBEN
72
iv
8.5.1 SCHALTER
NEUER TERMIN
72
8.5.2 BESTIMMTE TEILNEHMERINNEN EINES TREFFENS
FESTLEGEN
8.6 AUSWERTUNGEN
73
74
8.6.1 DIE BEDIENUNG DES BERICHTS-FENSTERS
8.6.2 LISTE DER GRUPPENTREFFEN MIT TEILNEHMERZAHL
8.6.3 LISTE DER GRUPPENTREFFEN MIT TEILNEHMERLISTE
8.6.4 LISTE DER GRUPPEN
74
75
76
76
8.6.5 LISTE DER GRUPPENTEILNEHMER
8.6.6 LISTE DER ZEITWERTE (OHNE ORGANISATION)
9 DIE ERFASSUNG DER INDIREKT-KLIENTENBEZOGENEN
LEISTUNGEN
9.1 NEUE LEISTUNGSERBRINGUNG EINGEBEN
9.2 DATEI - DRUCKEN
77
77
78
78
79
9.3 OPTIONEN
79
10 ADRESSENVERWALTUNG (STRG + T):
11 DIE KDS-TOOLS
81
83
11.1 AUSWERTUNG
83
11.1.1 FELDER DER AUSWERTUNGSOPTIONEN:
11.1.2 EINZELAUSWERTUNG:
83
84
11.1.3 GESAMTAUSWERTUNG
85
11.2 WARTEZEIT
85
11.3 KLIENTINNEN SELEKTIEREN (ETIKETTEN ERSTELLEN)
11.3.1 VORGEHEN:
85
86
12 BEKANNTE FEHLER
90
12.1 PLÖTZLICH FEHLEN KLIENTINNEN ODER EINE REIHE
VON MASSNAHMEN
13 DIE KDS-WEBSITE
90
91
13.1 DOWNLOAD DER AKTUELLEN KDS_60.EXE
13.2 HÄUFIGE FRAGEN
91
92
14 DIE HILFSPROGRAMME DES KDS 6.0
14.1 DAS PROGRAMM DB UND SQL
14.2 TEMP.DB_LEEREN
93
93
93
v
14.3 KDS-NETZKONFIGURATION
93
14.4 TABELLENREPARATUR
94
15 TYPISCHE ARBEITSABLÄUFE
95
15.1 ABLAUF DER DATENERSTELLUNG VON DER
ANMELDUNG EINES KLIENTEN BIS ZUM JAHRESBERICHT,
GEDANKEN ZUR ARBEITSÖKONOMIE
15.1.1 „KLASSISCHE“ ARBEITSWEISE OHNE KDS-KALENDER
15.1.2 DIE NEUE ARBEITSABFOLGEN MIT DEM
KDS-KALENDER
15.1.3 DAS AUSWERTEN DER DATEN
15.1.4 BEISPIEL FÜR EINE EINZELAUSWERTUNG:
15.1.5 DIE GESAMTAUSWERTUNG:
95
95
96
97
97
97
16 ANHANG
99
16.1 LISTE DER TABELLEN UND FELDER
16.2 ÄNDERUNG DER VORGABEN FÜR DIE MASSNAHMEN:
17 INDEX
99
104
105
vi
Lizenzvereinbarungen
Der Kauf der vorliegenden Version des Klienten-Datei-Systems KDS 6.0
berechtigt Sie dazu, das Programm innerhalb einer Beratungsstelle zu
verwenden. Träger, die das Programm in mehreren Beratungsstellen bzw.
Außenstellen nutzen möchten, benötigen eine (verbilligte) Mehrfachlizenz.
Ich kann keinerlei Garantien dafür übernehmen, dass das Programm für
Ihre Zwecke geeignet ist, noch hafte ich für Schäden, die aus der Nutzung
dieses Programms entstehen, es sei denn, sie sind von mir grob fahrlässig
oder willentlich zugefügt worden.
Wenn Sie Fragen zur Installation oder Bedienung haben, nutzen Sie bitte
meine telefonische Hilfe. Ich bin werktags in der Regel zwischen 13.00 Uhr
und 13.30 Uhr, Freitags ab ca. 14.30 Uhr zu erreichen. Sie können natürlich
auch eine Nachricht auf dem Anrufbeantworter hinterlassen oder ein Fax
schicken, oder Sie nutzen die E-Mail-Verbindung. Sollten Sie fehlerhafte
Programmfunktionen entdecken, werde ich so schnell wie möglich Abhilfe
schaffen. Wenn Sie irgendwelche Funktionen vermissen (außer der, dass
das Programm alles alleine macht), wenden Sie sich bitte an mich. Nach
Möglichkeit werde ich eine Lösung für Sie finden.
Für Anregungen und Kritik habe ich stets ein offenes Ohr und bin ich
dankbar. Software dieser Art kann nur im Kontakt und Austausch zwischen
Anwender und Programmierer entwickelt werden.
Alle Rechte und Warenzeichen anderer Hersteller werden anerkannt
Das Copyright für dieses Programm liegt bei
Dipl.-Psychologe Rolf Riedel
Untermühlweg 3
91217 Hersbruck
Tel: 09151/82916 Fax: 09151/823350
E-Mail: rolfriedel@kds-rolf-riedel.de
Internetseite: www.kds-rolf-riedel.de
vii
viii
1
Einleitung
1.1
Grundsätzliches zum KDS und diesem Handbuch
Diese Version entspricht dem neuen ab 2007 gültigen Jahresberichtsraster und Leistungsbeschreibung der SPDi's in Bayern (mit
der Möglichkeit darüber hinaus drei Felder nach eigenen Bedürfnissen zu definieren) inklusive der bisherigen „Nachbesserungen“
verschiedener Bezirke.
Zum Betrieb dieses Programms benötigen Sie einen Rechner, auf
dem WINDOWS95®, 98®, ME®, bzw. WINDOWS NT®, 2000®
oder XP ® installiert ist. Zur Lauffähigkeit unter Windows VISTA®
kann ich leider noch keinerlei Angaben machen. Sie sollten einen
Farbmonitor (600 x 800 Pixel oder besser) und eine Maus haben.
Auf der Festplatte sollten mindestens 20 Megabyte freier Speicherplatz vorhanden sein. Für den Erhalt von Updates ist ein Internetzugang sehr empfehlenswert.
Das vorliegende Klienten-Datei-System 6.0 stellt den augenblicklichen Stand über fünfzehnjährigen Entwicklung dar. Mein Ziel in
diesen Jahren war es stets, die jährlich wiederkehrende Arbeit mit
den Jahresberichten zu reduzieren. Wenn eine KlientIn einmal für
die Statistik erfasst ist, sollten ihre Daten bei den zum Teil recht
langen Beratungsverläufen nicht immer wieder aufs Neue eingegeben werden müssen. Die gehäufte Arbeit zum Jahreswechsel sollte
mehr über das ganze Jahr verteilt werden können. Die vollautomatische Auswertung der Daten versetzt Sie in die Lage, zu beliebigen
Zeitpunkten des Jahres eine Zwischenbilanz zu ziehen. Dieses
Feature erlangt mit den den zu rechnenden Verknüpfung von den
erbrachten Leistungen mit der Finanzierung einen immer höheren
Stellenwert.
Klienten sollten ohne großen Aufwand für Anschreiben, Werbung
usw. selektierbar sein. Auf der anderen Seite steht das Problem
des „gläsernen Menschen", dessen Daten natürlich nicht in
unbefugte Hände gelangen dürfen. Deshalb sind die relevanten
Dateien verschlüsselt, unser Rechner ist nicht durch irgendwelche
Netze von außen zugänglich, die KlientInnen werden zu Beginn der
Beratung über unseren Umgang mit ihren Angaben und die
Schweigepflicht informiert.
Um mit dem KDS arbeiten zu können, sollten Sie Grundbegriffe
des Computers, des Betriebsystems WINDOWS kennen. Sie
sollten wissen, was ein Programm, was eine Datei ist und Sie
sollten mit der Maus umgehen können. Sie müssen kein „Computerfreak" sein.
9
In diesem Handbuch finden Sie im ersten Teil Hinweise zur Installation. Dann folgt die Beschreibung der einzelnen Menüpunkte und
Schaltflächen und was Sie damit bewirken können. Welche
Funktion dient wozu? Der zweite Teil des Handbuches beschreibt
Arbeitsabläufe, die zur Struktur des KDS passen. Im Anhang finden
Sie einen Index und eine genaue Beschreibung der Datenstruktur
und der Datenbankdateien.
Viele Felder, Schalntflächen und Menüpunkte sind selbsterklärend.
Oft finden Sie im Programm kleine Erklärungsfenster, wenn Sie
den Mauszeiger ein bis zwei Sekunden darüber still halten.
Bei einer ganzen Reihe von Angaben sollen nach den neuen Richtlinien Mehrfachnennungen möglich sein (z.B. bei der sozialpsychiatrischen Vorgeschichte). Diese werden durch einfaches
Ankreuzen ermöglicht (bei den Feldern SOZIALPSYCHIATRISCHE
VORGESCHICHTE, VERMITTELT AN). Bei Feldern wie
GESCHLECHT oder FAMILIENSTAND klicken Sie erforderliche
Angabe einfach in einer Liste an, und der Wert wird eingetragen.
Entwicklung des KDS hat auch das Ziel, die zeitraubende Erstellung der Rechenschaftsberichte wesentlich zu vereinfachen und zu
automatisieren, zumindest, was die Aufbereitung und Darstellung
der Zahlenangaben angeht. Die für den Jahresbericht notwendigen
Daten werden in einer Text-Datei in der Reihenfolge und den
zugehörigen Gliederungspunkten des Rasters zusammen gestellt.
Am Ende dieser Einleitung möchte ich mich von Herzen für die
Geduld und Toleranz meiner Frau bedanken, die die Entstehung
des Programms neben meinem Hauptberuf überhaupt ermöglicht
hat.
1.2
Wichtige Begriffe des KDS:
1.2.1
Datenbank, Tabelle, Datensatz, Feld:
Die Klientendaten werden in Tabellen gespeichert. Tabellen
werden auch Datenbanken genannt. Die Tabellen sind aufgebaut
wie Karteikästen. Die Angaben zu jedem Klienten werden in einem
Datensatz gespeichert (Karteikarte). Die einzelnen Angaben
stehen in Feldern (wie Name oder Ort).
1.2.2
Login, Paßwort:
Die Datenbanktabellen sind verschlüsselt, um sie vor fremdem
Zugriff zu schützen. Das Login (Anmeldung) ist der Vorgang, bei
dem Sie ihre Benutzerbezeichnung (z.B. Administrator (s.u.) oder
Ihren Namen) und das zugehörige (geheime) Paßwort eingeben
(auch verdeutscht „sich einloggen"). Ohne diese beiden Angaben
10
erhalten Sie keinen Zugang zu den Klientendaten. Als Vorgabe
lautet alle Paßwörter „KDS 6.0“.
1.2.3
Administrator:
Dies ist der EDV-Verwalter, derjenige der den Zugang zu den
Klientendaten regelt. Der Administrator kann den Usern (Nutzern)
der Daten einen Zugang ermöglichen (durch Vergabe einer Benutzerbezeichnung und eines zugehörigen Paßwortes) oder sperren
(durch Löschen des Users). Der Administrator hat Zugang zu allen
Klientendaten. Zweckmäßigerweise loggt sich die Sekretärin als
„Administrator" ein. Siehe auch Kapitel 6.
1.2.4
User
Als User (Nutzer) werden sich die Berater einloggen. Das
Programm ist so konzipiert, dass für die User nur die von ihnen
selbst beratenen Klienten zugänglich sind. Zum Datenschutz siehe
auch Kapitel 6.2.B.
1.3
Installation
Sie benötigen für die Neuinstallation etwa 30MB freien Festplattenspeicher. Im Betrieb steigt dieser Wert mit der Zeit auf 40-50MB
an.
Legen Sie die KDS 6.0 Installations.CD ins Laufwerk. In der Regel
wird das Setup-Programm selbständig starten. Ansonsten doppelklicken Sie im Explorer / CD-Laufwerk auf die Datei Setup(.exe).
Folgen Sie den Anweisungen.
Beachten Sie, dass bei der Unterscheidung Haupt- bzw. Arbeitsplatzrechner die Vorgabe Arbeitsplatzrechner ist. Wenn das KDS
nicht vernetzt wird oder im Netzbetrieb die Daten auf diesem
Rechner liegen sollen, wählen Sie Hauptrechner.
Bei der Hauptrechner-Installation können Sie die Vorgabedateien
für die Bezirke, die Sie nicht brauchen abwählen. Sie können die
nicht benötigten Ordner aber auch nach der Installation einfach mit
dem Explorer löschen.
HINWEIS: Im letzten Fenster der Installation (InstallShield
Wizard abgeschlossen) ist die Option Programm starten
aktiviert. Bitte lassen Sie das Häkchen unbedingt stehen,
weil hiermit ein Konfigurationsprogramm gestartet wird
(nötig für die Auswertung).
11
Beim ersten Programmstart steht nur der Administrator als User zur
Verfügung (Vorgabepaßwort 'KDS 6.0', mit Leerstelle vor der
Sechs, dies ist auch das Zentralpaßwort).
1.4
Netzinstallation - Hauptrechner suchen
Bei Fragen zur Installation im Netz, rufen Sie mich bitte an.
1.4.1
Unterscheidung der inzwischen bei
gebräuchlichen Netzwerkstrukturen:
den
Diensten
Inzwischen sind die Rechner vieler Dienste vernetzt, sei es in Form
eines „kleinen“ Peer to Peer-Netzwerkes, in welchem z.B. die
Rechner einer Beratungsstelle miteinander verbunden sind. Meist
ist der Sekretariatsrechner derjenige, auf welchem die Daten
gespeichert werden, die allen Mitarbeitenden zur Verfügung stehen
sollen. Hier sollten auch die KDS-Daten gespeichert werden
(KDS-Hauptrechner).
Andere Dienste sind Teil eines größeren Netzes, welches mehrere
Einrichtungen eines Trägers umfasst. Hier gibt es einen zentralen
Server, der alle angeschlossenen Einrichtungen mit ihren einzelnen
Arbeitsplätzen verbindet. Um z.B. die Datensicherung dieses
Systems zu nutzen, ist es sehr sinnvoll, die KDS-Daten hier zu
speichern und von den freigegebenen Arbeitsplätzen bzw. Usern
auf diese zuzugreifen. Hierbei kann es sich auch um reine Datenserver handeln, die z.B. auch unter dem Betriebssystem Linux
laufen können.
Immer häufiger im Einsatz sind so genannte Terminalserver.
Hierbei
sind
sowohl
die
Daten
als
auch
die
Anwendungen/Programme auf einem Zentralrechner installiert. Die
einzelnen Arbeitsplätze haben dann gar keine eine Festplatte
mehr, sondern holen sich alle Programme und Daten über das
Netz. Das bringt erhebliche Einsparungen bei der Wartung mit sich,
weil im Prinzip nur noch ein Rechner gewartet werden muss.
Die Installation ist jeweils etwas unterschiedlich und wird in den
Grundzügen hier beschrieben.
1.4.2
Peer to Peer
Wollen Sie das KDS in einem „kleinen“ Peer-to-Peer-Netzwerk
betreiben, installieren Sie zuerst den Hauptrechner/“Server“ (mit
den Klientendaten) als Hauptrechner.
Bei der Installation der sog. Arbeitsplatzrechner (die, auf denen nur
die Programmdaten gespeichert sind, nicht aber die Klientendaten
und Nachschlageordner) wählen Sie die Option Arbeitsplatzrechner. Dann starten sie dort das KDS als Administrator und klicken
12
Sie auf den Schalter Konfiguration/Setup. Dort legen Sie den Pfad
zum Hauptrechner fest (s. 1.5.5 Hauptrechner festlegen). Stellen
Sie vorher sicher, dass die Netzverbindung zu diesem Rechner
besteht. Sie werden nun aufgefordert, die Datei Personal.db im
KDS60-Ordner des Hauptrechners zu öffnen. Suchen Sie diesen
über die Netzwerkverbindungen. Das KDS merkt sich den Pfad
dorthin.
Dieser Dialog öffnet sich ein zweites Mal und Sie sollen nun auch
das für Ihren Bezirk gültige Nachschlageverzeichnis des KDS auf
dem Hauptrechner suchen. Es ist ein Unterordner des KDS60-Ordners. Dabei gilt folgende Zuordnung:
Ordner
KDS60\nachschlMfr
KDS60\nachschlNb
KDS60\nachschlOBB
KDS60\nachschlOfr
KDS60\nachschlOpf
KDS60\nachschlSchw
KDS60\nachschlUfr
Bezirk
Mittelfranken
Niederbayern
Oberbayern
Oberfranken
Oberpfalz
Schwaben
Unterfranken
Wählen Sie die Datei Berater.db zum Öffnen aus. Dadurch ist
sichergestellt, dass Sie bezirksspezifische Einstellungen erhalten.
Sollten Sie Abweichungen zu Ihren Richtlinien feststellen, verständigen Sie mich bitte. Die von Ihnen nicht benötigten Nachschlageordner können Sie mit dem Explorer löschen. Dadurch kommen Sie
nicht durcheinander, wenn Sie Vorgaben ändern möchten.
WARNUNG: Wenn Sie den Schalter Hauptrechner suchen
angeklickt haben, führen Sie den Vorgang bitte ordnungsgemäß Zuende, auch wenn Sie eigentlich keine Änderung
vornehmen wollten. Wenn Sie den Vorgang abbrechen,
lässt sich das KDS nicht mehr richtig starten! Rufen Sie in
diesem Fall bei mir an, um die Einstellungen manuell
anzupassen.
1.4.3
Installation auf einem Datenserver
Sollen auf Ihrem zentralen Server nur die KDS-Daten gespeichert
werden, gehen Sie wie folgt vor:
Starten Sie die KDS-Installation von einem der Clients aus. Öffnen
Sie den Ordner Datenserverordner und kopieren Sie den enthaltenen KDS60-Ordner in den gewünschten Ordner des Servers, wo
die Daten liegen sollen. Es werden nur die Klientendateien und
Nachschlagedateien dorthin kopiert.
13
Die Clients werden als Arbeitsplatzrechner installiert. Auf allen wird
die Freischaltung durchgeführt.
HINWEIS: Bitte beachten Sie, dass alle User bzw. die
Usergruppe Lese- und Schreibrechte für den KDS60-Ordner brauchen.
1.4.4
Terminalserver
Zuerst installieren Sie das KDS 6.0 mit der Option Hauptrechner
von einem der Clients aus und führen Sie die Freischaltung durch.
Den Freischaltcode erhalten Sie im Begleitschreiben
der
Lieferung.
Dabei wird im persönlichen Windows-Ordner des Users, der die
Installation vornimmt, die Datei KDS6.INI angelegt. Kopieren Sie
nun diese Datei in alle persönlichen Windows-Ordner der Mitarbeitenden, die mit dem KDS arbeiten. Kopieren Sie bitte auch die
Einträge aus dem Startmenü in die der KDS-User. Dann ist das
KDS einsatzbereit.
HINWEIS: Bitte beachten Sie, dass alle User bzw. die
Usergruppe Lese- und Schreibrechte für den KDS60-Ordner brauchen.
1.4.5
Probleme bei der Einrichtung des Netzwerkes
Neu ist das Tool KDS-Netzkonfiguration (s. Tools - Netzkonfiguration), welches Sie verwenden können, wenn es mit der Standardfunktion Probleme gibt.
Falls sich das KDS nicht mehr starten lässt, gehen Sie folgendermaßen vor:
Alle Fehlermeldungen schließen
14
Start/Programme/KDS60/Tools/Netzkonfiguration starten
Klicken Sie dort auf
Konfiguration zurücksetzen (das
Programm konfiguriert sich dann selbst als Hauptrechner) oder
Sie klicken auf KDS 6.0 manuell konfigurieren. Dann wählen
Sie mit Hilfe der Icons den Daten- und den Nachschlageordner
Ihres Bezirks aus und klicken auf Konfiguration speichern.
1.4.6
Update von Version 5.1 oder 5.2
Die Übernahme der Daten brauchen Sie im Netzbetrieb nur einmal
durchführen, am besten (schnellsten) vom Hauptrechner aus,
funktioniert aber auch auf den Arbeitsplatzrechnern.
Wenn bereits das KDS 5.1 oder 5.2 auf Ihrem Computer installiert
ist, stellen Sie bitte sicher, dass alle KDS (auch im Netzbetrieb)
geschlossen sind. Loggen Sie sich nach der Installation als
Administrator ein und öffnen das Fenster Konfiguration/Setup.
Klicken Sie Ihre KDS-Version an und geben Sie das alte Zentralpaßwort ein. Klicken Sie dann auf den Schalter Daten der Version
5.1/5.2 übernehmen und folgen den Anweisungen.
Alle Daten werden übernommen bis auf die Nachschlagetabelle,
die wg der neu eingetragenen Landkreise verändert wurde. Wenn
Sie nun das KDS neu starten, sind alle User und Paßwörter so wie
bei Ihrem KDS 5.1/5.2. Beim Öffnen des Eingabeformulars werden
Sie sehen, dass bei den neuen Feldern Einkommensquellen,
Psychiatrische Vorgeschichte, Pflegestufe, Gerichtliche Auflage,
Vermittelt an (außer z.T. in Oberbayern) die meisten Kästchen
zum Ankreuzen grau sind, d.h. ohne Eintrag. Klicken Sie die zutreffenden für die jeweilige KlientIn an. Ich habe z.T. die alten Felder
noch eingeblendet, sodass Sie den bisherigen Wert sehen. Bitte
übertragen Sie ihn trotzdem, denn nur die Werte der Kästchen
gehen in die Auswertung ein!
1.5
Update von KDS 4.5/4.6
Bitte setzen Sie sich mit Herrn Riedel in Verbindung, der die Daten
für Sie gegen eine geringe Gebühr anpassen wird.
15
2
Neue Funktionen des KDS 6.0
Dieses Kapitel ist für Nutzer von früheren KDS-Versionen, die sich
einen Überblick über die Neuigkeiten in der Version 6.0 verschaffen
möchten.
Wenn sie ein Update erworben haben, können Sie mit Hilfe des
beiliegenden den Programms ihre alten Daten und Ihre Vorgaben
aus den Nachschlagetabellen in das neue KDS importieren (s.
1.4.5).
2.1
Überblick
Der Ausgangspunkt für die neue Version ist die nötige Anpassung
an die neuen Richtlinien, die ab 2007 in Kraft treten. Ich habe die
Anpassung möglichst flexibel gehalten, damit Sie bei den zu erwartenden „Nachbesserungen“ und Deutungen, nebst Auslegungen
selbst das System anpassen können.
Die funktionale und optische Gestaltung des Login-Fensters wurde
überarbeitet. Es ist nun zur Steuerungszentrale des KDS
geworden. Nachdem Sie sich eingeloggt haben, werden die Schalter sichtbar, die Sie gemäß Ihres Userstatus’ - „User“ oder
„Administrator“ - nutzen dürfen. Alle Funktionen, die mit der Konfiguration und Backup-Funktionen zusammenhängen, sind nur für
den Administrator zugänglich.
Die Funktionen, die Sie früher aus dem Eingabeformular heraus
gestartet haben, finden Sie nun im Login-Fenster (Auswertung,
Etiketten drucken, Adressverwaltung usw.).
Alle KDS-Tools wurden ebenfalls in das KDS integriert, so auch die
Tabellenreparatur und das KDS 6.0 Handbuch in PDF-Format.
Das Eingabeformular wurde an die neuen Richtlinien angepasst,
der grundsätzliche Aufbau wurde beibehalten. Verändert hat sich
nun die Eingabe der Krisentermine. Um die etwas undurchsichtige
Anpassung der Krisenwerte in der Auswertung zu umgehen,
werden nun die Krisenanteile/Zusatzleistungen als zweiter Termin
eingegeben, dafür müssen Sie sich bei der Auswertung nicht mehr
gesondert um die Krisentermine kümmern (s.u.).
Die Aufnahmeart und der Jahresabschluss werden jetzt für jedes
Jahr für alle KlientInnen extra gespeichert. Dadurch entfällt der
Jahreswechsel.
Die Auswertung wurde völlig neu gestaltet. Die Ergebnisse werden
direkt in ein MS Excel-Formular eingetragen, welches weitestgehend dem Formular der Bezirke entspricht. Dieses können Sie im
16
KDS oder auch in Ihrer Tabellenkalkulation bearbeiten und z.B. in
die Textverarbeitung importieren.
Der KDS-Kalender kann nun für 7 User eingerichtet werden. Auf
Wunsch können Sie nun auch indirekte Leistungen (z.B. PSAGTreffen) so eintragen, dass sie bei der Datenübernahme in die
indirekten Leistungen übernommen werden. So können Sie auch
z.B. Gruppen von Hauptamtlichen eintragen, die dann für die
Auswertung gespeichert werden.
Das Formular für die indirekten Leistungen zeigt die verschiedenen Leistungsbereiche nun auf separaten Seiten. Es ist wählbar,
ob die Leistungen nur des aktuellen Users oder aller KollegInnen
gezeigt werden. Die Leistungen können tabellarisch ausgedruckt
werden (auch für ein bestimmtes Jahr).
Viele KDS-Zusatzfunktionen und Tools wurden überarbeitet. So
verfügt z.B das Modul Adressenverwaltung nun auch über ein Feld
Name suchen wie im Eingabeformular.
Die Netzkonfiguration wurde vereinfacht und leistungsfähiger.
Jetzt dürften auch kompliziertere Computernetze mit wenig
Auswand zu beherrschen sein.
Die Module Vorgaben ändern und DB und SQL wurden zusammengefasst. Sie können nun alle hier geöffneten Datenbanktabellen in das dBase (dbf)-Format exportieren, welches sich leicht in
MS Excel, MS Word usw. importieren lässt. Zusätzlich können Sie
bestehende Einträge durch neue Einträge ersetzen lassen (z.B.
das Versorgungsgebiet „a) Landkreis“ in „Nürnberger Land“ umtaufen). SQL-Skripte (gespeicherte Datenbankabfragen usw.) können
geöffnet und gespeichert werden.
17
3
Das KDS an einen SpDi anpassen
Bevor Sie mit der normalen Arbeit mit dem KDS beginnen,
sollten Sie das Programm an Ihre Beratungsstelle anpassen. Keine
Angst, wenn Sie die Vorgaben des Ministeriums verwenden wollen,
kommen nur einige kurze Handgriffe auf Sie zu. Wenn Sie schon
die Version 5.1/5.2 genutzt haben, werden beim Updatevorgang
die meisten Anpassungen übernommen und brauchen nicht mehr
durchgeführt zu werden.
Loggen Sie sich als Administrator ein und öffnen Sie im Bereich
Verwaltung/Konfiguration das Tool Konfiguration/Setup.
3.1
Rechnernummern festlegen
Nach der Installation auf allen Computern, weisen Sie den Computern unterschiedliche Rechnernummern zu, wenn die Computer
nicht vernetzt sind, sonst erhalten alle Computer dieselbe Rechnernummer. Sie ändern die Vorgabenummer „1“ oben
links in Rechnernummer festlegen und speichern sie.
18
HINWEIS: Wenn Sie die Rechnernummer eines Computers
ändern, nachdem schon Klientendaten eingegeben
wurden, ändert dies die Rechnernummer der bereits
vorhandenen Klientendatensätze nicht und diese muss
manuell nachträglich angepasst werden!
3.2
Bezirk festlegen
Setup/Konfiguration
Bezirk festlegen.
Im Fenster
finden Sie auch den Kasten
Im rechten Feld für den Bezirk wählen Sie das Kürzel für Ihren
Bezirk aus. Klicken Sie auf den Schalter zum Speichern von Bezirk
und auf den dann erscheinenden OK-Schalter und anschließend
ein zweites Mal auf den Bezirk speichern-Schalter.
3.3
User, Berater einrichten
Beim ersten Programmstart steht nur der Administrator als User zur
Verfügung (Vorgabepaßwort 'KDS 6.0', mit Leerstelle vor der
Sechs). Ändern Sie dieses Paßwort auf alle Fälle, sobald Sie Klientendaten eingeben (s. u., Userpaßwort ändern). Die Sekretärin
loggt sich als Administrator ein und hat so Zugriff auf die Daten
aller KlientInnen. Sie sollten auch gleich das Zentralpaßwort
ändern (s. User- und Paßwortverwaltung).
3.4
Zentralpaßwort
Im Auslieferungszustand lautet das Zentralpaßwort 'KDS 6.0'. Bitte
ändern, sobald Klientendaten eingegeben werden im Fenster Userund Paßwortverwaltung. Geben Sie zuerst das bisherige Paßwort
ein und dann zweimal das neu gewählte Paßwort und bestätigen
Sie die folgenden Meldungen.
3.5
Außensprechstunden
Wenn der Dienst Außensprechstunden anbietet, kann für jeden
Klienten angegeben werden, wo er (hauptsächlich) beraten wird.
19
Eine Angabe darüber bei den einzelnen Maßnahmen wird über den
Eintrag in Setting vorgenommen. Die Auswertung bietet die
Möglichkeit, eine getrennte Auswertung z.B. für eine Außensprechstunde zu machen.
Tragen Sie die Namen der Außensprechstunden in die Nachschlagetabelle ein (Feld Außensprechstunde, s. Vorgaben
ändern/DB und SQL).
3.6
Versorgungsgebiet
Die neuen Vorgaben verlangen die Angabe des Landkreises, aus
welchem die KlientIn kommt (innerhalb Ihres Bezirks), sonst
„Bayern“, „BRD“, „Ausland“. Nach der Bezirksauswahl steht Ihnen
die Liste der Landkreise/Versorgungsgebiete Ihres Bezirks zur
Verfügung.
3.7
Feld 'Bemerkungen' und 'Selektiert'
Für das Feld Selektiert können Sie Vorgaben bestimmen, die nach
dem Anklicken in das Feld Bemerkungen übertragen werden. Es
können mehrere Begriffe nacheinander eingefügt werden. Denkbar
ist, dass Sie einer Gruppe von KlientInnen bestimmte Programme
oder Einladungen zusenden möchten (z.B. 'Jahresprogramm',
'Teestubenfeiern' oder 'Freizeifahrtausschreibungen'). Beachten
Sie aber, dass Sie insgesamt nur 70 Zeichen Platz haben (für
sämtliche Einträge). Die Eintragungen können einzeln abgefragt
werden (s. KlientInnen selektieren). Vorgaben ändern Sie im Feld
SELEKTIERT der Datei Nachschlagetabelle.db (s. Vorgaben
ändern/DB und SQL).
3.8
Gruppen
Die Teilnahme an Gruppen wird innerhalb der Maßnahmen erfasst,
wenn Sie nicht die Gruppenverwaltung verwenden. Dazu sollten die
Gruppennamen in die Nachschlagetabelle aufgenommen werden
(Feld Schwerpunkt, s. Vorgaben ändern/DB und SQL).
3.9
IBRP und Anamnese konfigurieren
Zweierlei Anpassungen sind nötig, um mit dieser Funktion arbeiten
zu können. Das KDS weiß nicht, mit welcher Textverarbeitung Sie
20
arbeiten und wo diese zu finden ist. Zweitens möchten Sie die hier
verwendeten Vorgabedokumente vielleicht an Ihre Bedürfnisse
anpassen.
Im Loginfenster, mittlere Spalte befindet sich der Schalter
. Hier müssen Sie vier Angaben
machen:
IBRP/Sozialbericht konfigurieren
Textverarbeitung:
winword.exe
Hier wird die ausführbare Programmdatei (z.B.
)
eingetragen.
Ordner der Textverarbeitung:
Hier muss der gesamte Pfad zum Ordner vermerkt werden, in
welchem
die
obige
Datei
zu
finden
ist
(z.B.
Wenn Sie das Icon
Ihre Textverarbeitung auf dem Desktop oder den Menüeintrag
in
mit der rechten Maustaste anklicken und dann
wählen, finden Sie die nötigen Angaben.
C:\Programme\Microsoft Office\Office).
Programme
Eigenschaften
Standarderweiterung:
Die Dateiendung der verwendeten Dokumente dieser Textverarbeitung (z.B.
(Punkt
)). Vergessen Sie nicht den Punkt
vor der Dateiendung
IBRP-Dokument:
Hierhin kommt der Dateiname des Dokuments, welches
verwendet
werden
soll,
mit
Pfad
(z.B.
)
.doc
doc
C:\Programme\kds60\IBRP.DOC
Mit dem Klick auf den OK-Schalter werden die Angaben dauerhaft
im KDS gespeichert.
\KDS60\IBRP.DOC
Das KDS verwendet das Dokument
als Vorlage,
welche Sie mit Ihrer Textverarbeitung anpassen können. Wenn Sie
eine andere Textverarbeitung als MS Word verwenden, importieren
Sie das Dokument
, passen es an und speichern Sie es
im Format Ihres Programms. Füllen Sie die Angaben wie oben
beschrieben dann für Textverarbeitung aus. Verwenden Sie
MS Word® als Textverarbeitung, können Sie die KDS-Vorgaben in
der Regel verwenden.
IBRP.DOC
21
Für die Anamnese wird die Datei Gliederung.txt im Ordner \KDS60
verwendet. Diese können Sie nach Belieben verändern (mit jeder
Textverarbeitung). Der Dateiname muss derselbe bleiben, abspeichern als reine Textdatei.
3.10
Eigene Felder definieren
Nach Anklicken dieser Option erscheint ein Dialogfenster, in
welchem Sie bis zu drei eigene Datenbankfelder definieren können.
Diese Felder erscheinen unten im Formular Soziografische Daten
2. Sie können im Dialog die Beschriftung der Felder festlegen und
ob sie verwendet werden sollen. Die Angaben werden in der Datei
Datvariabel.db unter den Feldnamen Selbstdefinition1,2 und 3
gespeichert. Mit VORGABEN ÄNDERN / DB und SQL(s.o.) können
in \kds60\nachschl...\ Nachschlagetabelle.db feste Vorgaben
definieren. Sie können in die Felder aber auch beliebige andere –
von den Vorgaben verschiedene - Werte eintragen.
WARNUNG: In der KDS-Version für Gerontopsychiatrie wird
das erste Feld für die Pflegestufe verwendet. Lassen Sie
dieses bitte auch IMMER als erstes eingetragen, wenn Sie
weitere Felder definieren.
HINWEIS: Bei der Auswertung werden keine Ordnungsbuchstaben gelöscht. Wenn Sie welche vergeben, um eine
bestimmte Sortierung zu gewährleisten, müssen Sie sie
nach der Auswertung manuell löschen.
22
HINWEIS: Bitte starten Sie das KDS 6.0 neu, wenn Sie die
Konfigurationen geändert haben, damit die Anpassungen
wirksam werden.
23
4
KDS-Login und Schaltzentrale
Nach dem Start des Programms erscheint das Fenster KDS-Login
und Schaltzentrale. Sie müssen sich einloggen, d.h. mit Ihrem
Benutzernamen und dem zugehörigen Paßwort ( Vorgabe „KDS
6.0“) anmelden, bevor die anderen Schalter sichtbar werden.
Durch Klicken auf den Pfeil des Feldes User-Name öffnet sich eine
Liste der eingetragenen User (s. User- und Paßwortverwaltung).
Einfach durch Klicken auswählen und dann das zugehörige
Paßwort eingeben und die Eingabetaste drücken oder auf das
Schlosssymbol klicken.
Wenn Sie das KDS zum ersten Mal starten, steht der Administrator als User (Benutzer) im Feld User-Name zur Verfügung. Das
Vorgabepaßwort für das Feld Paßwort eingeben lautet 'KDS 6.0'.
Die Buchstaben werden als Sternchen angezeigt, um zu
verhindern, dass jemand Ihr Paßwort bei der Eingabe sieht.
Nach dem Einloggen werden die Schalter der Bereiche Dateneingabe, Verwaltung/Konfiguration (hier nur die Userverwaltung,
wenn Sie sich als User anmelden) und die KDS-Tools sichtbar. Die
verschiedenen Module wurden bislang z.T. aus dem Eingabeformular heraus gestartet oder waren eigenständige Programme.
4.1
Datenschutz
Die Datenschutzbestimmungen verlangen eine Verschlüsselung
der personenbezogenen Daten. Nur der jeweilige Berater und die
Sekretärin dürfen Zugang zu den Daten eines Klienten haben. D.h.
24
die Sekretärin darf alle Daten sehen, der Berater nur die seiner
eigenen Klienten. Mit dem User-Namen ADMINISTRATOR (und
dem zugehörigen Paßwort) bekommen Sie alle Klienten angezeigt.
Jeder Berater hat zu seinem User-Namen ein eigenes Paßwort.
Nur die Klienten dieses Beraters werden dann herausgefiltert und
angezeigt.
Die Klientendaten sind auf der Festplatte durch das so genannte
'Zentralpaßwort' gesichert. Dieses wird, ebenso wie die User-Passwörter in der verschlüsselten Datei DATA.DB gespeichert. Wenn
Sie Ihren Benutzernamen und das zugehörige Paßwort eingeben,
prüft das Programm die Richtigkeit des eingegebenen Paßwortes.
Wenn dies zutrifft, übergibt es (automatisch) das Zentralpaßwort
(s.u.) an das Eingabeformular, das sich dann mit sichtbaren Klientendaten öffnen lässt.
Zum Umgang mit den Passwörtern
Die verschiedenen Passwörter regeln den Zugang zu den Klientendaten. Passwörter sollen zwei besondere Eigenschaften haben: Sie
sollen leicht zu merken, aber schwer zu erraten sein. Sie sollten
nicht zu kurz aber auch nicht zu lang und umständlich sein. Es ist
gut, sie irgendwo aufzuschreiben aber bitte nur dort, wo niemand
hinkommt, der nicht hinkommen darf, also nicht unter die Schreibtischauflage oder an die Pinnwand!
Gut zu merken sind Namen von Verwandten oder Bekannten oder
bestimmte Jahrestage. Doch Vorsicht wählen Sie etwas, was nicht
so nahe liegend ist wie Namen des Ehemannes oder Kindes oder
Ihr eigenes Geburtsdatum, ohne es auf gut zu merkende Art und
Weise zu verändern, etwa durch Einfügen von zusätzlichen
Zeichen, Groß- und Kleinschreibung usw..
Ich halte es für sinnvoll, wenn auch die Stellenleitung das Administratorpaßwort und das Zentralpaßwort (unter Verschluss) hat.
Schließlich sollten Passwörter von Zeit zu Zeit geändert werden.
Bewahren Sie aber die alten Passwörter auf, um noch auf ältere
Backups zugreifen zu können (etwa, um frühere Werte mit den
aktuellen zu vergleichen). Am besten archivieren Sie die Dateien,
die das Programm bei der Auswertung anlegt, denn sie sind von
Name, Anschrift, Telefonnummer usw. befreit, und Rückschluss auf
einzelne Personen ist recht schwer. Beachten Sie aber, diese
Dateien sind nicht verschlüsselt!
25
4.2
User- und Paßwortverwaltung
Sie können hier:
1. das Paßwort des gerade eingeloggten Users oder des Administrators
ändern
2. einen neuen User einrichten
3. einen bestehenden User löschen
4. das Zentralpaßwort ändern
Sie sichtbaren Schalter und Eingabefelder variieren je nach dem,
ob Sie sich Administrator oder User eingeloggt haben.
4.2.1
Userpaßwort ändern
Wenn Sie auf den Schalter Userpaßwort ändern klicken, erscheinen links 2 Felder, in welche Sie das gewünschte Paßwort eintragen und es im 2. wiederholen (bis zu 25 Zeichen, Sonderzeichen
und Zahlen sind erlaubt). Wenn beide Eingaben übereinstimmen,
wird der Schalter Userpaßwort speichern angezeigt, den Sie dann
anklicken, wenn Sie die Eingabe speichern möchten.
4.2.2
Neuer User
Diese Funktion ist nur für den Administrator zulässig.
Sie können als Administrator hier beliebig viele User einrichten,
indem Sie den Schalter NEUER USER anklicken. Geben Sie den
Namen ein, der dann auch als Beratername im Eingabeformular für
die Klientendaten verwendet werden muss! Er wird dann auch
automatisch in die Vorgabedatei (Berater.db im Verzeichnis
\KDS60\ NACHSCHL[+Bezirkskürzel]) eingetragen. Wie schon
beim Administrator wird dann die zweimalige Eingabe eines
Paßwortes nötig.
Nach dem Speichern des neuen Users erscheint eine Abfrage, ob
dieser User in den Kalender eingetragen werden soll. Wenn ja,
tragen Sie bei seinem Namen die Zahl für die Spalte im Kalender
26
ein (eine „2“ für die 2. Spalte). Die Ziffern (außer Null dürfen nicht
doppelt vergeben werden).
HINWEIS: Ändern Sie die „Spaltenzugehörigkeit“ der User
nicht, nachdem schon Termine eingegeben wurden, weil
diese Termine dann beim falschen User erscheinen
würden, d.h. sie bleiben in der Spalte stehen, in der sie
angelegt wurden.
Dem Kollegen wird dann dieses Paßwort mitgeteilt. Er kann es
dann nach seinem Belieben ändern, wann immer er will (nachdem
er sich mit seinen Usernamen und dem alten Paßwort eingeloggt
hat). Auch bei geändertem Userpaßwort kann der Administrator die
Klientendaten dieses Users anschauen und ändern.
4.2.3
User löschen
Diese Funktion ist nur für den Administrator zulässig.
Wenn z.B. ein/e KollegIn den Dienst verlässt, kann sein/ihr UserEintrag durch den Administrator gelöscht werden (Userverwaltung/
User löschen). Klicken Sie auf die Pfeile im erscheinenden Fenster
bis der zu löschende User sichtbar wird. Klicken Sie dann auf den
Schalter User löschen. Die Klientendaten dieses Beraters bleiben
erhalten, aber der Beratername wird aus den Vorgabelisten
gelöscht, und ein Einloggen unter diesem Namen ist nicht mehr
möglich. Mit dem Zugang als Administrator kann der Beratername
der betroffenen Klientendaten geändert werden, wenn ein Kollege
den Klienten übernimmt oder der Klient kann gelöscht werden
(,was aus datenschutzrechtlichen Überlegungen das Richtige wäre,
wenn die KlientIn nicht weiter beraten wird). Wählen Sie dazu den
Schalter Tabellenbereinigung im Loginfenster.
4.2.4
Zentralpaßwort ändern
Diese Funktion ist nur für den Administrator zulässig.
Von Zeit zu Zeit sollte man aus Sicherheitsgründen die Passwörter
ändern. Das gilt auch für das Zentralpaßwort, mit dem die Dateien Personal.db, Maßnahmen.db und Termine.db im Verzeichnis
\KDS60 verschlüsselt sind. Wenn Sie auf den Schalter Zentralpaßwort ändern klicken, erscheint die Abfrage des alten Zentralpaßwortes. Geben Sie dieses Paßwort ein (Vorgabe ist auch hier „KDS
6.0“) und klicken Sie auf OK. Wenn Sie das alte Paßwort falsch
eingeben, kommt ein Fenster 'Paßwort eingeben' so lang, bis Sie
das alte Paßwort richtig eingeben oder abbrechen. Dann erscheint
27
die Aufforderung, das neue Paßwort einzugeben und anschließend
zu wiederholen. Sie können für das neue Zentralpaßwort bis zu 25
Zeichen verwenden, Sonderzeichen und Leerstellen sind erlaubt.
Wenn sich die zweite von der ersten Eingabe unterscheidet,
müssen Sie es wieder zweimal eingeben.
4.2.5
Zusammenfassung der Paßwortfunktionen
Paßwort
Zentralpaßwort
Besitzer
Administrator
(Sekretärin), Stellenleitung
Administratorpaßwort
Administrator
(Sekretärin), Stellenleitung
Berater
Userpaßwort
4.3
Funktion
ver- und entschlüsselt die Datenbanken
Personal.db,
Massnahmen.db,
Termine.db
ermöglicht den
Zugang zu allen
KlientInnen-Daten
ermöglicht den
Zugang zu den
KlientInnen-Daten
des jeweiligen
Beraters
Konfiguration/Setup
Diese Funktion ist nur für den Administrator zulässig.
Hier nehmen Sie folgende Einstellungen vor:
1. Rechnernummer festlegen
2. Bezirk auswählen
3. Netzkonfiguration
4. Gruppenzugang
Diese Funktionen werden im Kapitel KDS an einen Dienst anpassen beschrieben.
4.4
Eigene Felder definieren
Diese Funktionen werden im Kapitel KDS an einen Dienst anpassen beschrieben.
28
4.5
IBRP/Sozialbericht konfigurieren
Diese Funktionen werden im Kapitel
sen beschrieben.
4.6
KDS an einen Dienst anpas-
Vorgaben ändern/DB und SQL
Dieses Tool wurde in seiner Funktionalität erweitert. Sie können
damit nun folgende Operationen durchführen:
die Vorgaben der Auswahlfelder ändern
beliebige Paradox (*.db)- und dBase (*.dbf) - Datenbankdateien
bearbeiten
SQL-Abfragen durchführen, speichern und öffnen
Paradox-Datenbankdateien und Abfrageergebnisse in einer
dBase-Datei speichern (zum einfachen Import in Tabellenkalkulationen oder Textverarbeitungen
bestehende KDS-Einträge „auf einen Sitz“ bei allen KlientInnen
ändern
Wollen Sie die Terminautomat-Vorgaben ändern (zum Eintrag von
Gruppenteilnahmen) gehen Sie bitte zum Abschnitt Eingabeformu-
lar/ Massnahmen/ Terminautomat - Vorgaben ändern.
4.6.1
Vorgaben der Auswahlfelder ändern
Bei allen Auswahlfeldern (z.B. Selektiert, Familienstand, Krankenkasse) des KDS sind die Auswahloptionen in so genannten
Nachschlagetabellen hinterlegt. Felder, die in die Auswertung
einfließen, sollten nicht geändert werden, da die Vorgaben von den
Bezirken verlangt werden. Einige andere steuern das Programm
(z.B. das Feld Klientengruppe). Hier führen Änderungen zu
Fehlfunktionen. Die meisten unproblematisch zu ändernden Felder
finden Sie in der Nachschlagetabelle.db im KDS60-Unterordner
\KDS60\nachschl[+Kürzel Ihres Bezirkes].
Für die Adressverwaltung finden Sie in diesem Verzeichnis
Nachschlagetabellen mit Namen, die den Feldnamen entsprechen.
Diese Vorgaben können Sie ändern, wenn Sie andere Werte
benötigen.
Bis zum KDS 5.2 waren viele Einträge mit vorangestellten Buchstaben versehen (z.B. „a) Landkreis“), um eine sinnvolle Sortierung bei
der Auswertung zu erreichen. Im neuen KDS sind diese Buchstaben nicht mehr nötig, weil jeder Wert einzeln abgefragt und in die
29
Auswertungsdatei eingetragen wird. Näheres dazu finden Sie im
Abschnitt Auswertung.
Mit dem gelben Ordnersymbol oben links rufen Sie einen ÖffnenDialog auf. Hier wählen Sie die Gewünschte Datei (z.B.
C:\Programme\ KDS60\nachschlMfr\Nachschlagetabelle.db). In
Tabellenform sehen Sie nun die Felder. Um nun in das Feld Selektiert einen neuen Eintrag zu erstellen, klicken Sie mit der Maus in
das erste freie Feld dieser Spalte und schreiben die gewünschte
Vorgabe hinein (z.B. „Freizeitgruppe“), speichern die Änderung mit
dem Haken „Übernehmen“ im Navigator und schließen das
Fenster.
sind der Datei \kds60\nachschl[+Bezirkskürzel]
\Berater.db abgelegt. Die Beratereinträge werden automatisch
beim Anlegen oder Löschen eines Users eingetragen - bitte nicht
ändern. Dabei werden Sie gefragt, ob Sie den neuen Berater als
Nutzer des KDS-Kalenders aufnehmen möchten. Wenn ja, dann
gelangen Sie dann in das Fenster Vorgaben ändern und müssen
ihr/ihm eine Nummer zwischen 1 und 7 zuweisen (, die noch keine
anderer hat). Diese Zahl legt fest, in welche Kalenderspalte
ihre/seine Termine eingegeben werden. Im Beispiel unten ist die
Nummer 5 noch frei. Klicken Sie auf Datensatz bearbeiten, tragen
die Nummer ein und klicken auf vor dem Verlassen des Fensters
auf Übernehmen.
Die Berater
Wenn Sie mehrere Berater auf einmal anlegen, bejahen Sie die
Frage erst beim letzten und geben die Nummern dann auf einen
„Sitz“ ein.
30
WARNUNG: Ändern Sie nie das Feld NUMMER oder Rechnernummer der Dateien \KDS60\PERSONAL.DB,
\KDS60\PERSONAL2.DB, \KDS60\ABSCHLUSS.DB, \KDS60\
DATFEST.DB, \KDS60\DATVARIABEL.DB oder \KDS60\
MASSNAHMEN.DB ohne es entsprechend in allen vier
Tabellen zu tun. Verwenden Sie dazu das Kontextmenü
dieser Felder im Eingabeformular!
4.6.2
Paradox- und dBase-Tabellen ansehen und bearbeiten
Wie im letzten Abschnitt beschrieben, können Sie jede andere
Paradox (*.db)- und dBase (*.dbf)-Datei öffnen und bearbeiten. Bei
verschlüsselten Dateien erfolgt vor dem Anzeigen eine
Paßwortabfrage.
4.6.3
SQL-Abfragen durchführen, speichern und öffnen
Darüber hinaus bietet das Programm die Möglichkeit, im oberen
Teil des Fensters SQL-Abfragen und -Befehle einzugeben. Das
heißt Sie können (ggf. mit Hilfe des Autors) komplexe Verknüpfungen Ihrer Daten heraussuchen (bis zu zwei Merkmale können im
Auswertungsfenster des KDS direkt abgefragt werden). Ein Beispiel
könnte sein: Wie ist die Verteilung der Klienten nach Berater,
Diagnose und Geschlecht? Wenn Sie solche Fragen haben, setzen
Sie sich bitte mit mir in Verbindung. Ich kann Ihnen dann den Text
faxen oder mailen, den Sie in das Fenster eingeben bzw. öffnen
und dann mit dem Schalter SQL AUSFÜHREN aktivieren.
SQL bietet auch die Möglichkeit, die Struktur vorhandenen Datenbanken zu ändern. Bei etwaigen Anpassungen der Richtlinien kann
ich Ihnen einen SQL-Text zusenden, der Ihre Datenbanken
anpasst. Falls Sie selbst SQL beherrschen, verwenden Sie den
Befehl „Alter Table" bitte nicht mit den KDS-Dateien, da das
Programm dann nicht mehr auf diese Datenbanken zugreifen kann!
SQL-Abfragen mit „SELECT" sind völlig ungefährlich. Die Ergebnisse einer solchen Abfrage können Sie mit dem Schalter Tabelleals DBF-Datei speichern in das dBase-Format exportieren. Dieses
lässt sich leicht in alle gängigen Tabellenkalkulationen und Textverarbeitungen importieren. Die jeweiligen Abfragetexte selbst können
gespeichert und geöffnet werden.
4.6.4
Bestehende KDS-Einträge ändern
Neu ist die Möglichkeit, bestehende KDS-Einträge bei allen Klienten auf einmal zu ändern. Eine erste Notwendigkeit dazu besteht
31
mit der neuen Richtlinie, den jeweiligen Landkreis der KlientInnen
aus Ihrem Bezirk genau anzugeben. Die bisherige KDS-Vorgabe
„a) Landkreis“ ist da wenig elegant. Noch wichtiger ist bei einigen
Bezirken die Anpassung der Krankenkassen, wenn bei Ihnen
bisher die einzelnen Kassen wie „AOK“, Bundesknappschaft“ usw.
abgefragt wurden und nun diese in die neuen Kategorien übergeführt werden müssen (s.u.).
Wenn Sie nun auf den Schalter Bestehende Tabelleneinträge
anpassen klicken, sehen Sie folgendes Fenster:
Ähnlich wie bei der Einzelauswertung wählen Sie im Feld Tabelle
das Formular (hier Soziografische Daten I), wo das gewünschte
Feld zu finden ist und wählen dieses dann unten aus (hier Versorgungsgebiet). In Alter Wert tragen Sie den bisherigen Wert ein
(hier „a) Landkreis“), darunter den gewünschten (hier „Nürnberger
Land“). Klicken Sie auf KDS-Daten ändern und warten Sie die
Erfolgsmeldung ab. Dann schließen Sie das Fenster oder nehmen
eine weitere Anpassung vor.
Krankenkassen:
Tabelle
Soziografische
Daten 1
„
Feld
Krankenkasse
„
„
„
„
„
Alter Wert
a) AOK
b) Betriebskrankenkasse
c) ....
usw.
Neuer Wert
a) Gesetzliche
Krankenkasse
a) Gesetzliche
Krankenkasse
....
usw.
Nach einer solchen Änderung braucht das KDS nicht neu gestartet
zu werden.
4.6.5
Aufnahme von Feldern und Werten in die Auswertung
Die Methode, die Daten auszuwerten hat sich grundlegend
geändert. Jetzt geht das Programm so vor:
In der Tabelle AuswItems.db im Nachschlageverzeichnis findet das
Programm eine Liste von Feldern, Werten und Positionen, an
32
welche die Werte im Excelformular eingetragen werden sollen.
Diese Datensätze geht es der Reihe nach durch und macht jeweils
eine eigene Abfrage z.B. für das Feld Familienstand und den Wert
„Verheiratet“. D.h. aber auch: wenn Sie den Wert „verheiratet“ in
„vermählt“ ersetzen würden, würde das Programm bei „verheiratet“
null ausgeben. Sie müssen solcherlei Änderungen auch in der
Tabelle AuswItens,db entsprechend anpassen, bzw. neue Zeilen
einfügen. wenn neue Werte ausgezählt werden sollen. Wichtig
dabei ist, dass Sie festlegen, in welche Zeile des Excelformulars
der Wert eingetragen werden soll. Schauen Sie sich dazu das
Formular im Auswertungsfenster an und wählen Sie die
gewünschte Zeilennummer (ganz links). Dann öffnen Sie Vorgaben
ändern/DB und SQL und öffnen die Tabelle AuswItems.db in
Ihrem Bezirksnachschlageordner.
Hier sehen Sie bei Nr. 146 das Feld Familienstand, den Wert
„verheiratet“. K1 steht für die Zeile, K2 für die Spalte. Hier müssten
Sie den Wert in „vermählt“ ändern.
Wenn Sie nun z.B. eins der selbstdefinierten Felder dafür verwenden würden, die Art der Medikation der Klienten zu erfassen (mit
den Optionen „Neuroleptika“, „Antidepressiva“ und „Tranquilizer“),
würden die Zeilen in AuswItems.db so aussehen (die Ergebnisse
werden ab Zeile 410 an die Gesamtauswertung angehängt):
Nr
410
411
412
Feld
Selbstdefinition2
Selbstdefinition2
Selbstdefinition2
Wert
Neuroleptika
Antidepressiva
Tranquilizer
K1
410
411
412
K2
3
3
3
33
4.7
Backup (und Wiederherstellen)
Diese Funktionen sind nur für den Administrator zulässig.
4.7.1
Backup
Besonders, wenn Ihr Computer nicht Teil eines größeren Netzes
ist, in welchem die Daten täglich gesichert werden, empfiehlt sich
ein regelmäßiges Backup der KDS-Dateien. So kann im Falle eines
Datenverlustes wenigstens der Stand des letzten Backups wieder
hergestellt werden.
Vor dem Backup wählen Sie den Ordner aus, wohin die Datenkopie
gesichert werden soll. Das können Disketten sein (sie brauchen 3
Stück), ein Ordner auf der Festplatte oder ein Ordner im Netzwerk.
Auch die inzwischen sehr günstigen Memorysticks (32 MB Kapazität sind für 2 bis 15 Sicherungen - je nach Zahl der gespeicherten
KlientInnen und Massnahmen - völlig ausreichend) sind eine gute
Alternative.
Das Feld Backup-Ordner ist ein Auswahlfeld. Die bestehenden
Vorgaben können Sie überschreiben. Dauerhaft kann ein Eintrag in
der Datei KDS6.INI im Windowsordner hinterlegt werden:
Wenn z.B. Ihr Memorystick den Laufwerksbuchstaben
Sie folgenden Eintrag in die KDS6.INI ein:
F: hat, fügen
[Backuppfad]
Backuppfad=F:\
Beim nächsten Öffnen der Auswahloptionen sehen Sie unten in der
Liste Ihren Eintrag mit dem Zusatz des aktuellen Datums.
Folgende „Backupstrategien“ sind ratsam:
häufiger ist besser als seltener
vor allem nach umfangreichen Eingaben sind Backups wichtig
Es ist gut, mehrere Backups zu speichern. Wenn sich Fehler in
die Tabellen einschleichen, sind sie möglicherweise nicht auf
Anhieb sichtbar. Bei uns hat z.B. eine Kollegin aus Versehen
einen ganzen Klientendatensatz gelöscht und dies nicht gleich
gemerkt. Erst eine Woche später fiel das auf, und diese Daten
34
konnten aus dem viertletzten Backup wieder hergestellt werden
(s.a. Klientendaten aus Backup wiederherstellen).
Wenn Sie den Eindruck haben, Ihre Daten sind defekt, machen
Sie ein Backup, bevor Sie die Tabellenreparatur (s.u.) durchführen - ABER bitte überschreiben Sie dabei NIE ein altes
Backup, denn gerade hier könnten die Daten noch intakt sein!
Die Kapazität der Disketten ist für Dienste, die schon länger mit
dem KDS arbeiten, meist zu klein. Sie erhalten beim Kopieren
eine Fehlermeldung. Weichen Sie dann auf ein anderes
Medium (z.B. Memorystick, externe Festplatte, Netzlaufwerk)
aus.
Externe Medien sind sicherer vor Datenzerstörung durch Viren.
Wenn Sie einen CD-Brenner haben, brennen Sie ab und zu ein
Festplattenbackup auf eine CD.
Es ist zu empfehlen, den gesamten KDS-Ordner auf eine CD zu
brennen, nachdem Sie das KDS an Ihren Dienst angepasst
haben und alles gut läuft. Bitte vergessen Sie Die Datei
KDS6.INI aus dem Windowsordner nicht. Im Falle eines
Computerschadens brauchen Sie nach einer Neuinstallation
des KDS dann bloß diesen Ordner wieder zurück zu kopieren
und ein aktuelles Backup wiederherstellen (s.u.).
Vor jeder Auswertung der Daten für den Jahresbericht sollte
auch ein Backup gemacht werden. Bewahren Sie dieses
„Jahresbackup" auf, um später die Daten für eventuelle Vergleiche noch einmal auswerten zu können.
HINWEIS:
Die persönlichen Daten sind auch auf den Disketten
verschlüsselt.
HINWEIS:
BACKUP schreibt die Klientendaten auf Disketten oder in
den Sicherungsordner!
4.7.2
Wiederherstellen
Falls die Daten auf der Festplatte durch was auch immer zerstört
sein sollten, können sie zumindest auf den Stand des letzten
Backups wiederhergestellt werden. Wählen Sie den Backup-Ordner
und klicken Sie auf den Schalter Wiederherstellen und folgen Sie
den Anweisungen.
35
HINWEIS:
WIEDERHERSTELLEN schreibt von den Disketten oder
vom Sicherungsverzeichnis ins KDS!
WARNUNG:
Dadurch werden die KDS-Daten überschrieben. Nutzen Sie
diese Funktion nur, wenn Sie sich sicher sind, dass Sie die
alten Daten wiederherstellen möchten. Um ganz sicher zu
gehen, sollten Sie vorher ein Backup der aktuellen Daten
auf der Festplatte auf ANDEREN NEUEN DISKETTEN
ODER EINEM ANDEREM ORDNER machen (diese sicherheitshalber auch entsprechend beschriften bzw. benennen!)
. Verwenden Sie auf keinen Fall die Disketten, auf denen
Sie Ihr letztes Backup gemacht haben (sie würden das
Backup mit den intakten Daten dadurch überschreiben)!
4.8
Klientendaten aus Backup wiederherstellen
Manchmal löscht man aus Versehen einen Datensatz, z.B. durch
Klicken auf den Schalter DATENSATZ LÖSCHEN, obwohl man nur
eine Maßnahme löschen wollte (mit dem Minuszeichen im
Maßnahmen-Navigator). Wenn man den Datensatz aber im letzten
Backup noch hat, kann mit diesem Programm der einzelne Datensatz wieder hergestellt werden.
Machen Sie ein neues Backup AUF NEUEN DISKETTEN oder IN
EINEM ANDEREN ORDNER !!! Sonst wird Ihr Datensatz auch im
Backup gelöscht!
Falls Sie das alte Backup auf Disketten gespeichert haben, kopieren Sie den gesamten Inhalt beider Disketten in einen Ordner auf
auf der Festplatte (WICHTIG: Nicht in den KDS60-Ordner!). Öffnen
Sie das Fenster Klientendaten aus Backup wiederherstellen.
Geben Sie im Fenster die Nummer und Rechnernummer des Klienten und den Ordner ein, wo die Daten gespeichert sind. Klicken Sie
dann auf den Schalter DATENSATZ IN DIE AKTUELLEN DATEIEN
ÜBERNEHMEN. Nach der Bestätigung schließt sich das Programm.
Falls eine Fehlermeldung erscheint, notieren Sie den Inhalt und
setzen sich mit mir in Verbindung. Sollte es anschließend im KDS
Probleme geben, stellen Sie die Daten mit dem NEUEN Backup
36
wieder her. Dann müssen Sie die Daten des versehentlich gelöschten Klienten mit der Hand neu eingeben.
4.9
Zusammenführen
Wollen Sie die Klienten-Dateien zweier KDS-Rechner kombinieren,
verwenden Sie dieses Programm.
Voraussetzung: Auf beiden Systemen haben dieselben Klienten
dieselbe Kombination aus Nummer und Rechnernummer. Kombinationen von Nummern von Klienten und Rechnernummern, die
es nur auf einem Computer gibt, sind auf dem anderen Computer
nicht vergeben.
Machen Sie zu Beginn auf beiden Rechnern ein
schließen dann das KDS.
Backup
und
Kopieren Sie die zuzufügenden Dateien mit dem Windows-Explorer
auf den Zielrechner, NICHT IN DAS KDS60-VERZEICHNIS!!!
sondern z.B. in einen neuen Ordner C:\kds2. Sie können die
Dateien auch von der Backup-Diskette des Ausgangsrechners aus
hinzufügen.
Tragen Sie das jeweilige Zentralpaßwort ein (haben beide KDS
dasselbe Zentralpaßwort, reicht eine Eingabe). Klicken Sie auf
den Schalter ORDNER DER HINZUZUFÜGENDEN DATEIEN
WÄHLEN und klicken im gewünschten Ordner irgendeine Datei
doppelt an. Der Ordner wird dann ausgewählt.
Mit dem Schalter DATENSÄTZE ZUSAMMENFÜHREN starten Sie
den Vorgang. Haben Sie Laufwerk A:\ (Diskette) gewählt, werden
Sie zwischendrin aufgefordert, die zweite und die dritte Diskette
einzulegen. Eine Meldung schließt den Vorgang ab.
Die zugefügten Daten überschreiben die vorhandenen, soweit
dieselben Nummern auf beiden Rechnern vorhanden sind.
Maßnahmen bleiben erhalten. Geben Sie deshalb Termine eines
Klienten nur auf einem Rechner ein. Derselbe Termin auf zwei
Rechnern eingetragen führt nach dem Zusammenfügen dazu, dass
er zweimal vorhanden ist, also doppelt gezählt wird.
Wenn Sie nur die Maßnahmen zusammenführen möchten (z.B.
weil hier ein Dateifehler aufgetreten ist und nach der Reparatur
Datensätze fehlen) klicken Sie auf den Schalter Nur die Datensätze der Maßnahmen zusammenführen. Befinden sich die
Backupdateien auf einer Diskette, legen Sie die zweite der drei
Disketten ins Laufwerk.
Eine Abschlussmeldung beendet den Vorgang.
37
4.10
Datenbankbereinigung und Tabellenpflege
Hier können Sie
- alle Klienten eines Beraters löschen
- alte, abgeschlossene Klienten löschen
- alle Klienten löschen
- alte Kalendereinträge löschen
Wenn ein Berater den Dienst verlässt, sollte man zuerst bei den
Klienten, die von anderen Beratern übernommen wurden, den
Berater ändern. Bei den abgeschlossenen Klienten ist es aus
datenschutzrechtlichen Gründen zu überlegen, ob die Klientendaten nicht gelöscht werden sollten, besonders, wenn auch
Gesprächsnotizen im KDS gespeichert werden (das betrifft natürlich auch die schriftlichen Aufzeichnungen und Akten).
Wenn Sie die Option alte, abgeschlossene Klienten löschen
wählen, erscheint ein Eingabefeld, in welches Sie bitte das Datum
wählen, von dem ab Klienten gelöscht werden sollen, wenn sie
keine Termine mehr hatten. Die Ökonomie spricht für eher lange,
der Datenschutz für eher kurze Zeiträume. Wir in Hersbruck informieren die Klienten darüber, dass ihre Akten und Daten nach drei
Jahren nach Abschluss der Beratung gelöscht werden.
Für die, die gerne mal wieder von vorne anfangen, gibt es die
Möglichkeit alle Klientendaten zu löschen. Dies ist sinnvoll, wenn
Sie beim Kennenlernen des KDS und ausprobieren nur Probeklienten eingegeben haben und diese alle löschen möchten.
Wenn die Termineinträge des Kalenders übernommen sind, sollten
sie mit etwas Abstand gelöscht werden. Beim Anklicken dieser
Option erscheint wieder das Datumsfeld für das Datum, ab wann
rückwirkend gelöscht werden soll.
4.10.1 Tabellenpflege
Nach dem Anklicken dieses Schalters werden die Tabellen etwas
komprimiert. Bei diesem Vorgang werden "Reste" von eigentlich
gelöschten Datensätzen entfernt. Ist besonders nach der Datenbankbereinigung (s.o.) zu empfehlen, ansonsten zwei- oder dreimal
im Jahr. Erhalten Sie beim Disketten-Backup eine Fehlermeldung,
hilft die Tabellenpflege für eine gewisse Zeit.
4.11
Tabellenreparatur
Durch Fehler im Netzbetrieb, z.B. wenn der Hauptrechner abstürzt
oder heruntergefahren wird, während Daten auf einem Arbeitsplatzrechner eingegeben werden, kann es zu Fehlern in den
38
Datenbankdateien kommen. Das kann auch passieren, wenn der
Hauptrechner im Einzelbetrieb abstürzt, während das KDS läuft.
Machen Sie dann bitte ein Backup - ABER überschreiben Sie dabei
NICHT Ihr letztes Backup, sondern legen einen neuen Backup-Ordner oder Disketten an!
Klicken Sie nun auf den Schalter Tabellenreparatur. Nach zwei
Meldungen schließt sich KDS (bitte stellen Sie sicher, dass auch
alle anderen KDS im Netz geschlossen sind. Dieses Fenster wird
sichtbar:
Die Ausführung ist auch von einem Arbeitsplatzrechner möglich
(dauert über das Netz etwas länger). Stellen Sie das Programm
ein, wie oben abgebildet und klicken Sie auf Start. Sie erhalten
dann eine Paßwortabfrage. Gegen Sie Ihr Zentralpaßwort ein. Bei
der Abfrage für Data.db klicken Sie auf Skip (übergehen). Bei
Fehlern wird die betroffene Tabelle neu hergestellt und organisiert.
Über dem Start-Schalter sehen Sie dann die Meldung „There were
errors“ (Es sind Fehler aufgetreten), sonst „All tables successfully
packed“ (Alle Tabellen erfolgreich gepflegt, keine Fehler). Falls
Fehler auftraten, wird oben im Fenster ein zweiter Reiter sichtbar
(„Errors“). Hier können Sie dann nachlesen, welche Tabellen
betroffen waren usw..
Bei sehr stark beschädigten Tabellen kann es sehr selten dazu
kommen, dass durch die Reparatur ein totales Datenchaos in den
Tabellen entsteht (deshalb das vorherige Backup). Dann wenden
Sie sich an Herrn Riedel, bzw. stellen Sie ein „frisches“ Backup
wieder her, wenn es verfügtbar ist. Es kann auch dazu kommen,
dass das Programm meldet, es müsse den Vorspann („Header“)
von einer anderen Datei importieren, weil er nicht wiederherstellbar
ist. Wählen Sie dann die entsprechende Datei aus einem
„frischem“ Backup der letzten Tage.
39
5
Das Daten-Eingabeformular
Dieses Formular gleicht von der Funktion her vier Karteikarten, auf
der alle Angaben zum Klienten vermerkt sind. Sie finden Bereiche
für
,
( und ) und für die
, die mit dem Klienten durchgeführt wurden.
Personalien soziografische Daten 1
Maßnahmen
2
Nach den neuen Richtlinien werden zwei Arten von Ratsuchenden
unterschieden:
und
, bei der Version für
Gerontopsychiatrie zusätzlich
und
).
KlientInnen
Angehör. (ige
Angehörige/r
GerontoKlientInnen
Geronto-
WARNUNG: Ändern Sie auf keinen Fall (!) die Vorgaben der
Klientengruppen!
Um nicht zwei/vier unterschiedliche Formulare nutzen zu müssen,
können Sie innerhalb des Eingabeformulars zwischen den Klientengruppen unterscheiden. Dazu dient das Feld
Je nachdem, welchen Wert Sie wählen, werden Eingabebereiche
des Formulars aktiviert oder eben nicht. So brauchen Sie für
Angehörige nur die relevanten Daten einzugeben.
Klientengruppe.
5.1
Das Bewegen zwischen den Feldern
Sie können die Felder entweder der Reihe nach mit der Maus anklicken. Besser ist es, sich mit der Tabulator-Taste von Feld zu Feld
40
zu bewegen. Die Auswahlfelder öffnen sich dann automatisch und
Sie brauchen mit der Maus bloß noch den richtigen Wert anzuklicken. Besonders für Rechtshänder ist dies die schnellste Methode
die Werte einzugeben.
Im Folgenden werden die unterschiedlichen Felder und Schaltflächen des Eingabeformulars beschrieben.
5.2
Die verschiedenen Feldarten des Eingabeformulars
5.2.1
Eingabepflichtige Felder
Felder wie NUMMER, KLIENTENGRUPPE, GESCHLECHT usw. sind
eingabepflichtig, d.h. Sie können die Daten nicht speichern oder zu
einem anderen Datensatz wechseln, wenn Sie diese Felder nicht
ausgefüllt haben. Dadurch wird sichergestellt, dass die Daten
vollständig ausgefüllt werden. Wenn Sie versuchen, den Datensatz
zu verlassen, erhalten Sie eine Fehlermeldung, die besagt, dass für
das Feld soundso ein Wert erforderlich ist. Wenn Ihnen für
einzelne Felder noch Angaben vom Klienten fehlen, wählen Sie
'z) unbekannt', denn etwas muss drin stehen.
5.2.2
Die Felder NUMMER und RECHNER
Die Nummer ist die zentrale Ordnungsgröße im KDS, wobei das
rein datenbanktechnische Gründe hat und nicht heißen soll, dass
wir die KlientInnen wie Nummern behandeln. Eine Nummer ist das
einfachste Mittel, die Datensätze eindeutig voneinander zu unterscheiden. Zusätzlich verwendet das KDS die so genannte Rechnernummer. Jedem Computer weisen Sie eine andere
Rechnernummer zu, wenn diese Computer nicht vernetzt sind.
Vernetzte Computer greifen alle auf dieselben KDS-Daten zu und
erhalten deshalb dieselbe Rechnernummer.
Ein Bild mag dies verdeutlichen: Die Rechnernummer ist etwas wie
der Familienname, die Nummer so etwas wie der Vorname von
Kindern. In einer Familie gibt es (in der Regel) keine zwei Kinder
mit demselben Vornamen.
Wenn Sie eine neue KlientIn eingeben, wird die Nummer automatisch hochgezählt. D.h. das Programm prüft, welches ist die bisher
höchste Nummer (mit der Rechnernummer dieses Computers) ist.
Nach dem Zusammenführen der KDS-Daten zweier Rechner kann
es vorkommen, dass höhere Nummern (mit anderen Rechnernummern) vorhanden sind. Das KDS zählt trotzdem nur die Nummern
mit der „hiesigen“ Rechnernummer hoch.
41
Wenn Sie eine andere Nummer vorgesehen haben, können Sie
diese im Programm ändern (Doppelklicken Sie dazu auf das Feld
Nummer und geben Sie den gewünschten Wert ein). Wenn Sie
eine schon vorhandene Nummer angeben, erscheint beim Verlassen der Personalien bzw. Speichern die Fehlermeldung 'INDEXFEHLER!'. Sie müssen dann eine andere Nummer eingeben, sonst
kann der Datensatz nicht gespeichert werden.
Bitte legen Sie die Nummer nach folgenden Regeln fest: die
Nummer ist siebenstellig, die ersten vier Stellen markieren die
Jahreszahl. Die folgenden drei Stellen beinhalten die laufende
Nummer nach Anmeldedatum. Also der 91. Klient des Jahres 2007
bekommt die Nummer 2007091, der erste die Nummer 2007001.
Unser Dienst in Hersbruck führt ein Anmeldebuch, in welches alle
KlientInnen mit Nummer und Berater eingegeben werden.
Wollen Sie einmal die Nummer oder die Rechnernummer einer
KlientIn ändern, klicken Sie auf Datensatz bearbeiten und doppelt
auf die zu ändernde Nummer bzw. Rechnernummer. Geben Sie
dann die neue Zahl ein und dann klicken Sie mit der rechten
Maustaste in das Feld (Nummer in den Personalien, Rechnernummer rechts oben) und wählen im Kontextmenü Nummer ändern.
5.2.3
Das Feld Klientengruppe
Mit diesem Feld unterscheiden Sie KlientInnen von Angehörigen.
Bei Angehörigen sind die soziografischen Daten des Formulars
nicht sichtbar, weil sie im Jahresbericht nicht erhoben werden.
Geben Sie nach den Personalien nur die Maßnahmen ein. Mit der
Tabulatortaste gelangen Sie bei Angehörigen vom letzten Feld der
Personalien automatisch in die Maßnahmen.
Die KDS-Version für SpDi’s und Gerontopsychiatrie unterscheidet
zusätzlich
zwischen
„GerontoklientInnen“
und
„Gerontoangehörigen“. Dadurch wird die sowohl separate wie
kombinierte Auswertung der beiden Arbeitsbereiche SpDi und GpDi
möglich.
Ich persönlich finde die Unterscheidung von KlientInnen und
Angehörigen recht problematisch, aber leider müssen wir damit
leben. Zur Eingabe der Maßnahmen finden Sie im Abschnitt
Maßnahmen wichtige Hinweise (s.u.).
5.2.4
Editierfelder
In Felder wie NAME oder ORT tippen Sie den Inhalt ein.
42
5.2.5
Auswahlfelder
Solche, die an der rechten Seite einen Pfeil nach unten haben
(Auswahlfelder), öffnen sich beim Anklicken, und Sie sehen eine
Liste mit möglichen Werten. Sie können auch mit der Tabulatortaste von Feld zu Feld springen, wobei sich die Nachschlagelisten
dann automatisch öffnen. Die passenden Werte wählen Sie entweder mit den Pfeiltasten oder besser mit der Maus. Sie brauchen
bloß auf den zutreffenden Wert zu klicken und schon ist er eingetragen. Durch lange Listen können Sie sich mit den Rollbalken
nach unten bewegen. Die den Werten vorangestellten Buchstaben
dienen der Sortierfolge bei der Auswertung und werden automatisch gelöscht.
Sie können nur die vorgegebenen Werte auswählen. Die Vorgaben
können geändert werden (s.u., Vorgaben ändern/DB und SQL).
Sollte mal eine Liste leer sein, schieben Sie den Rollbalken nach
oben, wo dann wahrscheinlich die gesuchten Werte zu finden sind.
Wenn nicht, müssen die Vorgaben überprüfen bzw. eintragen (s.u.,
Vorgaben ändern).
5.2.6
Das Feld SELEKTIERT
Das Feld Selektiert dient dazu, einige Vorgabewerte (bis insgesamt 70 Zeichen) in das Feld Bemerkungen zu übertragen. Nach
der Auswahl eines Wertes wird dieser an bestehende Eintragungen
im Feld Bemerkungen angehängt.
5.2.7
Kombinationsfelder
Sehen genauso aus wie Auswahlfelder, doch hier können Sie auch
beliebige Werte eingeben (z.B. bei VERMITTELT DURCH). Öffnet
sich nur beim Klick auf den Pfeil.
5.2.8
Grau unterlegte Felder
Diese Felder werden automatisch ausgefüllt (z.B. Alter).
5.2.9
Ankreuzfelder
Die Werte der Felder wie INFO oder Sozialpsychiatrische Vorgeschichte werden durch Anklicken angekreuzt. Erscheint der Haken
auf grauem Grund, ist noch kein Wert eingegeben (weder ja noch
nein). Die Vorgaben dieser Felder können Sie nicht ändern. In den
Datenbanktabellen wird jeweils „Falsch“ eingetragen, wenn Sie ein
Feld nicht ankreuzen, sonst der jeweilige Text.
5.2.10 Datumsfelder
Bei allen Datumsfeldern können Sie durch einen Doppelklick das
aktuelle Datum eintragen (vorausgesetzt, das im Computer
43
eingestellte Systemdatum stimmt und die Menüoption DATUM MIT
JAHR ist aktiviert, s. Menüreferenz). Eventuell müssen Sie ein- oder
zweimal DATUM MIT JAHR hin- und herschalten (z.B. mit STRG +
D) bis die Jahreszahl vierstellig angezeigt wird.
Das Eingabedatum wird automatisch aktualisiert, wenn Sie neue
Maßnahmen eingeben. Beim Anklicken aktiviert sich eine so
genannte Maske, d.h. Sie brauchen nur die Ziffern des Datums
einzugeben, die Punkte fügt das Programm ein. Haben Sie die im
Optionen-Menü Datum mit Jahr deaktiviert, brauchen Sie nur Tag
und Monat einzutippen, das Programm fügt die (aktuelle) Jahreszahl automatisch dazu.
5.2.11 Memofelder
In die Felder Weitere Angaben zu den KlientInnen und die
Gesprächsnotiz kann beliebig viel Text eingegeben werden. Es
stehen zur Formatierung Tabulatoren zur Verfügung. E funktionieren auch die Windows-üblichen Tastenkombinationen Strg+C,
Strg+V, Strg+X (kopieren, einfügen, ausschneiden).
5.2.12 Schalter
Durch die Schalter werden direkt Funktionen aufgerufen oder
Fenster zur weiteren Bearbeitung geöffnet. Wenn Sie den Cursor
kurz darüber stehen lassen, erscheint meist ein gelbes Kästchen
mit einem Hinweistext. Bitte auf Schalter nur einfach, nicht
doppelklicken!
5.2.13 Die Navigatoren
Oben im Formular und bei den einzelnen Abschnitten (Personalien,
Soziografische Daten 1 und 2, Massnahmen) finden Sie
Bedienungselemente, die an die Tasten eines Kassettenrekorders
erinnern. Sie funktionieren auch ähnlich:
Symbol
|<
44
Funktion
erster Datensatz
<
>
>|
vorheriger Datensatz
nächster Datensatz
letzter Datensatz
+
Datensatz einfügen
^
Datensatz löschen
Datensatz bearbeiten
übernehmen
Erklärung
geht zum ersten Datensatz
(niedrigste Nummer)
einen Datensatz zurück
einen Datensatz vor
geht zum letzten Datensatz
(höchste Nummer)
neuen, leeren Datensatz
anlegen
Datensatz endgültig löschen
neue Werte in Felder
schreiben
Änderungen speichern
Symbol
Funktion
Bearbeiten abbrechen
Daten aktualisieren
Erklärung
Änderungen verwerfen
Daten neu einlesen (in aller
Regel unnötig)
Wenn Sie einen Datensatz verlassen, wird er automatisch
gespeichert.
Die einzelnen Formularbereiche (von den Personalien bis zu den
Maßnahmen) haben eigene Navigatoren. Nicht alle Navigatoren
haben alle Schaltflächen.
5.2.14 Nummer/Name suchen
Dieses Feld hat eine besondere Funktionalität. Hier können Sie die
Anmeldungsnummer eines Klienten eintragen. Wenn Sie daraufhin
in das Feld doppelklicken oder ENTER drücken, wird dieser Datensatz angezeigt (wenn er vorhanden ist und Sie der Berater dieses
Klienten bzw. der Administrator sind).
Sollte die Nummer nach einem Zusammenführen der Daten
verschiedener Rechner mehrfach vorkommen (mit unterschiedlichen Rechnernummer), so gehen Sie mit der Navigatortaste
Nächster Datensatz (>) weiter bis zum gewünschten Datensatz.
Sie können aber auch nach dem Klientennamen suchen. Sowie Sie
einen Buchstaben eingeben (auch kleingeschrieben), wird eine
Liste mit allen so anfangenden Namen angezeigt. Mit jedem weiteren Buchstaben, nähern Sie sich der gesuchten KlientIn an. Wenn
Sie die Richtige sehen, wählen Sie sie mit einem Doppelklick aus.
Wenn Sie den Namen nicht genau wissen oder sich über die
Schreibweise im Unklaren sind, können Sie einzelne Buchstaben
durch den Unterstrich "_" ersetzen (z.B. „Ma_er“ findet „Maier“,
„Mayer“ aber auch „Mader“ usw.). Durch das Prozentzeichen
werden beliebig lange Buchstabenfolgen ersetzt, also zB. Wortteile
(„Leuthäuser%“ würde also „Leuthäuser“, „Leuthäuser-Schnarrenberger“ oder auch Leuthäuserin finden). Die Zeichen können
gemischt und mehrfach verwendet werden. „%Müller%“ würde
sowohl den Doppelnamen „Müller-Maier“ als auch „Maier-Müller“
finden (hierbei Großschreibung beachten).
Die Liste zeigt dann das Suchergebnis an. Mit einem Doppelklick
auf den gewünschten Klienten wechselt das Programm wieder in
das Eingabeformular und zeigt den Klientendatensatz an.
5.2.15 Datensatz löschen
Löscht nach Rückfrage den gesamten aktuellen Datensatz mit allen
Maßnahmen. Das Löschen ist nicht widerrufbar! Wurde eine
KlientIn/Angehörige/r versehentlich gelöscht, können Sie die Daten
45
mit Hilfe des Tools Klientendaten aus Backup wiederherstellen
diese Daten (auf dem Stand des letzten Backups) wiederherstellen.
5.2.16 Familienkopie
Wenn sich ein Familienmitglied zur Beratung anmeldet, ohne
Angehöriger zu sein, d.h. wenn er wegen eigener Probleme kommt,
können Sie von den Personalien des bereits eingegebenen Familienmitglieds eine Kopie in einen neuen Datensatz machen lassen.
Die automatisch vergebene Nummer können Sie ändern (, bevor
Sie soziografische Daten oder Maßnahmen eingegeben haben,
sonst über die Funktion Nummer ändern).
5.2.17 IBRP
Seit der Version 4.6 kann nun für jede KlientIn ein Dokument wie
z.B. eine Anamnese oder auch der IBRP/Anamnese Hauptbogen
oder Sozialbericht innerhalb der Personalien gespeichert werden
(s. IBRP/Sozialbericht konfigurieren). Der Schalter öffnet folgendes Fenster:
Der Schalter Neuer IBRP öffnet die von Ihnen vorher konfigurierte
Textverarbeitung (z.B. MS WORD) mit dem IBRP-Formular. Sie
bearbeiten und speichern es (der Dateiname wird automatisch
schon vorher vergeben), schließen die Textverarbeitung und
kehren zum KDS zurück.
Nun klicken Sie auf den Schalter IBRP im KDS speichern und das
Dokument wird in der Datenbank gespeichert und kann nur von
dort aus mit dem Schalter IBRP bearbeiten geöffnet werden.
Ähnlich verhält es sich mit der Anamnese, wobei Sie den Text
innerhalb des KDS bearbeiten. Mit dem Schalter Neue Anamnese
fügen Sie in das Fenster eine Anamnese-Gliederung ein, welche
Sie auch dort ausfüllen. Zum Editieren verwenden Sie die Schalter Anamnese bearbeiten und Anamnese speichern. Zum Drucken
46
wird wie beim IBRP Ihre Textverarbeitung mit diesem Text geöffnet,
von wo Sie dann den Ausdruck vornehmen können. Formatierungen wie Schriftart oder Farbe werden hierbei nicht gespeichert. Es
handelt sich um eine reine Text-Datei.
5.2.18 Alles unbekannt
Diese Schalter fügen für den Bereich eines Navigators bei einem
neuen Datensatz in fast alle Felder den Wert „z) unbekannt“ ein
(das Geschlecht z.B. dürfte meist bekannt sein). Die Schalter
eignen sich gut für Klienten, zu denen man fast keine Angaben hat.
Natürlich kann man im Nachhinein die Angaben ergänzen, die man
hat (z.B. Familienstand usw.).
5.3
Das Ausfüllen der MAßNAHMEN
Auf der letzten Registerseite des Eingabeformulars finden Sie die
Maßnahmen.
Durch die 2004 hinzu gekommene Leistungsbeschreibung müssen
die Termine einzeln eingegeben werden. Zu den Maßnahmen
gehören die Termine mit den Klienten und Angehörigen und auch
die Teilnahme an Gruppen des SPDi (dabei wird nur der Tag der
ersten Gruppenteilnahme in einem Jahr vermerkt, s. auch
Gruppenverwaltung). So werden auch Klienten in die Auswertung
aufgenommen, die nur an Gruppen teilgenommen haben. Laufen
Gruppen über den Jahreswechsel hinaus, ist die erste Teilnahme
im neuen Jahr ebenfalls zu vermerken.
Rechnerisch ergibt sich aus dem Raster eine Fülle von verschiedenen Terminarten. Um dieser Flut Herr zu werden, habe ich ein
neues
System
zur
Termineingabe
entwickelt
(der
„Terminautomat“). Es besteht aus vier Tabellen, in denen Sie von
links nach rechts die gewünschten Optionen anklicken. Nach jedem
Schritt werden die Einträge in den Folgetabellen auf die sinnvollen
Alternativen beschränkt. Dazu kommt ein Auswahlfeld für die
Krisenleistung.
In der ersten Tabelle finden Sie die direkt-klientenbezogenen
Leistungsbereiche der Leistungsbeschreibung plus der Optionen
Gruppenteilnahmen.
Die
zweite
Tabelle enthält die von mir so genannten
Schwerpunkte. Diese enthalten die jeweiligen Unterscheidungen
der Leistungsbereiche. Die früher hier auch sichtbare Krisenversorgung wird nun über das Auswahlfeld Krisenversorgung
eingegeben.
47
Setting
In der dritten folgt das
, (wie/wo hatte ich Kontakt? Z.B. „im
Dienst“, „HaubesuchStadt“ usw.).
Als letztes schließlich die
Teilnehmer der Maßnahme;
Wir unterscheiden fünf verschiedene GesprächsteilnehmerInnen:
1. der/die KlientIn allein
2. der/die KlientIn
Familiengespräch
zusammen
mit
Angehörigen,
also
z.B.
3. die Angehörigen allein
4. Sonstige (professionelle) Bezugsperson
5. e) KlientIn + sonst. Bezugsp.
Nachdem Sie die jeweilige Kombination angeklickt haben, wird der
Termin so eingetragen, wenn Sie den Schalter
geklickt haben. Sie brauchen bloß noch das Datum und
evtl. die Punktzahl einzugeben (z.B. bei der Mitwirkung bei hoheitlichen Aufgaben) oder zu ändern. Bei fast allen Terminformen wird
die Punktzahl (gemäß Ihres Eintrags) automatisch eingetragen.
auswählen
Maßnahme
Mit den Schaltern über der Maßnahmetabelle können Sie
Standardtermine mit einen Klick einfügen bzw. den angewählten
Termin wiederholen und brauchen nur noch das Datum zu
ergänzen.
Krisentermine
werden nun als zwei Termine eingegeben. Sie
erstellen zuerst die Regelleistung mit dem zugehörigen Datum.
Dann wählen Sie aus dem Auswahlfeld
den
zutreffenden Wert aus. Bitte lassen Sie dazu die Auswahl des
Terminautomaten unverändert. Das Programm erstellt dann den
Krisentermin gemäß dieser Auswahl. Bitte dann noch das Datum
eintragen. Sie sehen unten solch eine „Krisendoublette“:
Krisenversorgung
48
5.3.1
Eingabe von Gruppenteilnahmen
Um auch die Teilnahme an Gruppen zu erfassen wurde von mir ein
weiterer Leistungsbereich
ergänzt. Die
Dienste betreuen ja eine ganze Anzahl von KlientInnen nur in Form
von Gruppenangeboten. Die Auswertung erfasst nur solche KlientInnen, die im Auswertungszeitraum eine Maßnahme hatten.
Deshalb muss die Gruppenteilnahme jährlich erfasst werden, damit
auch diese KlientInnen in die Statistik aufgenommen werden.
Nachdem Sie Ihre Gruppenangebote in die Vorgaben des Terminautomaten eingetragen haben (s. Vorgaben ändern), wird eine
Teilnahme an einer Gruppe pro Teilnehmer pro Jahr eingetragen.
Das Datum ist für die Auswertung unerheblich, es muss nur aus
dem laufenden Jahr stammen. Bitte geben Sie nicht jede
Teilnahme an einer bestimmten Gruppe einzeln ein. Die Auswertung gibt nur an, ob diese KlientIn überhaupt an dieser Gruppe teilgenommen hat.
Gruppenteilnahmen
Gruppenverwaltung verwenden, übernimmt diese die
Falls Sie die
Arbeit für Sie.
5.3.2
Terminautomat-Vorgaben ändern
Um eine neue Gruppe in die Vorgaben des Automaten einzutragen
gehen Sie wie folgt vor:
Menü/Optionen/Terminautomat-Vorgaben ändern
Wählen Sie Gruppenteilnahmen als Leistungsbereich
Im der Tabelle Schwerpunkt sehen Sie schon eingetragene
Gruppen. Klicken Sie die unterste an und tippen auf der der
49
Tastatur die Taste Pfeil nach unten []. Eine leere Zeile
entsteht, in die Sie die Sie die neue Gruppe (z.B. „Angehörigengruppe“) schreiben. In das Feld ID setzen Sie ein Kürzel ein,
das bisher hier nicht verwendet wird (z.B. „AG“). - Fertig. Ab
jetzt steht dieser Eintrag dauerhaft zur Verfügung (im Netzbetrieb auf allen Rechnern ohne weitere Eingaben).
WARNUNG: Sehen Sie davon ab, in den anderen Leistungsbereichen Einträge zu ändern, ohne vorher mit Herrn Riedel
gesprochen zu haben!
5.3.3
Maßnahmen bei Angehörigen:
Wenn die Klientengruppe „KlientIn“ lautet (mit Kontakt zum
Erkrankten):
Kommen Angehörige der KlientIn zur Beratung, werden sie im Feld
Neue Angeh. einmal pro Jahr gezählt, im etwaigen Folgejahr
wieder einmal (durch Eintrag der jeweiligen Anzahl - 1 oder mehr).
Wenn die Klientengruppe „Angehörige/r“ lautet (kein Kontakt
zum Erkrankten):
Sind Angehörige mit einer Nummer im KDS erfasst, erhalten Sie
keinen Eintrag in der Spalte Neue Angeh.. Kommen im Rahmen
dieses Falles weitere Angehörige (etwa beide Eltern), wird derjenige in der Spalte Neue Angeh. gezählt, der keine eigene Nummer
hat. Teilnehmer sind in diesen Fällen immer „c) Angehörige/r allein“
In der neuen Richtlinie wird in allen Bezirken nur noch die Gesamtzahl der Angehörigen und die Zahl der Maßnahmen mit diesen
erfasst.
Angehörige sind Verwandte und Bekannte, Ehrenamtliche, KollegInnen oder Nachbarn, nicht die professionellen Helfer (die sind
Sonstige Bezugspersonen).
50
Leistungsbereich:
Teilnehmer: Angehörige allein
Angehörige
Beratung/Begleitung,
Schwerpunkt:
5.3.4
Bedienungshinweise:
Benutzen Sie bitte den Automaten, um die Termine einzutragen.
Man muss sich gut in der Fülle der neuen Kombinationen der
Vorgaben auskennen, um Termine im Tabellenraster einzugeben.
Die Vorgaben für die Felder des „Terminautomaten“ für die
sollten Sie nicht ändern, weil die meisten direkt in die
Auswertung eingehen und Änderungen meist Fehler verursachen
würden. Falls Sie Anpassungen benötigen - außer den Gruppenteilnahmen -, besprechen Sie diese am besten mit mir.
Maßnahmen
5.3.5
Gesprächsnotizen
Maßnahmen
Unter der Tabelle mit den
finden Sie ein Fenster, in
welches Sie beliebig lange Notizen zu der jeweils angeklickten
Maßnahme einfügen können. Dazu brauchen Sie bloß in dieses
Fenster zu klicken. Sie können die Schriftart usw. nicht verändern.
Zur Formatierung steht nur die Zeilenschaltung/Eingabetaste und
der Tabulator zur Verfügung.
Durch Klick auf die rechte Maustaste erhalten Sie ein Auswahlmenü, zur Steuerung der Windows-Zwischenablage (d.h. Sie können
so z.B. Text aus einer Textverarbeitung einfügen (ohne Formatierungen) usw.. Es stehen nun auch die Tastenkombinationen
zur Verfügung.
Strg+C, +V, +X
Sie können die Maßnahmen zusammen mit den Gesprächsnotizen
ausdrucken lassen. Klicken Sie dazu auf den Schalter
. Im Feld daneben geben Sie ein
ein, ab
welchem die Liste beginnen soll (,um nicht immer von vorne anfangen zu müssen). Oben sehen Sie den Ausdruck einer Reihe von
Maßnahmen.
notiz drucken
GesprächsDatum
51
5.4
Neue Klienten-Datensätze eingeben
Durch Drücken der '+'-Taste im obersten Navigator (s.u.) erhalten
Sie einen neuen Datensatz. Der Cursor steht im Feld Klientengruppe. Füllen Sie die nach links folgenden Felder aus. Wenn Sie
das Feld Name ausgefüllt haben und verlassen (, z.B. den Vornamen eingeben), wird die Nummer automatisch hochgezählt, kann
aber von Ihnen verändert werden (etwa, wenn ein neuer Jahrgang
eingegeben werden soll und die erste Nummer des neuen Jahres
z.B. 2007001 lauten soll. Wichtig ist dabei:
HINWEIS: BEI GLEICHER RECHNERNUMMER MUSS DIE
NUMMER EINDEUTIG UND EINMALIG SEIN, SONST
GIBT ES EINE FEHLERMELDUNG (Indexfehler).
Dann müssen Sie die Nummer korrigieren. Nach einem Doppelklick auf die zu ändernde Nummer lässt sich diese editieren (vorher
Datensatz bearbeiten ( ) im Navigator anklicken).
Wollen Sie einmal die bestehende Nummer oder Rechnernummer
einer KlientIn ändern, klicken Sie auf Datensatz bearbeiten ( )
und doppelt auf die zu ändernde Nummer bzw. Rechnernummer.
Geben Sie dann die neue Zahl ein, klicken auf die rechte
Maustaste und wählen im Kontextmenü (Rechner-) Nummer
ändern. Die Nummer muss nicht fortlaufend sein.
HINWEIS: Jede KlientIn, die auf demselben Computer
angelegt werden, haben unterschiedliche Nummern aber
dieselbe Rechnernummer! Sie können nach dem Zusammenführen der Klienten mehrerer Rechner auch die Klienten mit anderen Rechnernummern bearbeiten. Sie
brauchen also nicht die Rechnernummer anzupassen!
52
6
Menüreferenz des Eingabeformulars
Die Angaben in Klammern hinter den verzeichneten Menüpunkten
geben die Tastenkombination an, mit der diese Funktion ebenfalls
gestartet werden kann (Strg + K bedeutet zuerst die Taste Strg und
dann die Taste 'K' zu drücken).
6.1
Datei
6.1.1
Klientenblatt drucken (Strg+K)
Mit dieser Option drucken Sie ein DIN A4-Blatt mit den Personalien
und den Soziografischen Daten der KlientIn aus, die gerade im
Eingabeformular angezeigt wird. Für Angehörige steht diese Option
nicht zur Verfügung (, weil keine soziografischen Daten vorhanden
sind). Klicken Sie auf das Drucker-Icon im Vorschaufenster, um
das Blatt mit dem Standarddrucker auszudrucken.
6.1.2
Beenden:
Öffnet einen Dialog mit Rückfrage, ob Sie das KDS ganz verlassen
möchten. Schließen Sie das Eingabeformular mit ALT +F4 gelangen Sie wieder zum Login. Mit dem Schalter BEENDEN verlassen
Sie das Programm ganz (oder erneutes Drücken von ALT + F4).
Nichtgespeicherte Datensätze werden gespeichert. Ist das nicht
möglich, z.B. weil ein Datensatz nicht vollständig eingegeben
wurde, kommt eine Rückfrage.
6.2
Bearbeiten
6.2.1
Adresse in die Zwischenablage (Strg+A)
Damit wird der Name und die Anschrift in die Zwischenablage
kopiert, um die Angaben dann in der Textverarbeitung in einen
Brief einsetzen zu können (BEARBEITEN/ EINFÜGEN).
6.2.2
Neuer Datensatz
Fügt neuen leeren Datensatz ein. Die Nummer wird nach dem
Verlassen des Feldes Name vorgeschlagen (um eins größer als die
größte vorhandene Nummer), kann aber nach einem Doppelklick
auf die Nummer geändert werden. wenn er schon gespeichert
53
wurde, verwenden Sie nach dem Ändern die Funktion
ändern (im Kontextmenü - rechte Maustaste).
6.2.3
Nummer
Datensatz löschen
Der aktuelle Datensatz wird mit allen zugehörigen Maßnahmen
nach einer Rückfrage gelöscht (ist nicht rückgängig zu machen!).
Siehe aber auch das Fenster KlientIn aus Backup Wiederherstellen, mit dem Sie gelöschte Klientendaten aus einem Backup
wiederherstellen können.
6.3
Optionen
6.3.1
Daten geschützt (Strg+G)
Sehen Sie vor dem Menüeintrag einen Haken (Voreinstellung),
können Sie die Daten nur verändern, wenn Sie zuvor den Schalter Bearbeiten ( ) im jeweiligen Navigator gedrückt haben. Die
Daten sind so vor versehentlichen Änderungen geschützt. Wenn
Sie den Menüpunkt anklicken, verschwindet der Haken und Sie
können die Daten sofort ändern.
KDS merkt sich die Einstellung bis zum nächsten Programmstart.
6.3.2
Datum mit Jahr (Strg+D)
Die Datumsfelder haben eine Eingabemaske. D.h. Sie brauchen
bloß die Zahlen, nicht den trennenden Punkt einzugeben (z.B. Ihre
Eingabe 07092007 ergibt 07.09.2007). Das heutige Datum wird
einem Doppelklick eingetragen.
Falls die Jahreszahl bei Ihnen nur 2-stellig angezeigt wird, müssen
Sie das kurze Datumsformat in der Systemsteuerung/ Ländereinstellungen/ Datum auf "TT.MM. JJJJ" editieren.
Mit diesem Menüpunkt können Sie wählen, ob Sie für Datumsangaben des laufenden Jahres eine Kurzform haben möchten (Ihre
Eingabe 0709 ergibt 07.09.2007 - im Jahr 2007). Dabei können Sie
keine Angaben aus anderen Jahren machen. Diese Einstellung
erleichtert die wiederholte Datumseingabe bei den Maßnahmen.
Vorsicht, wenn Vorjahrsdaten eingegeben werden!
KDS merkt sich die Einstellung bis zum nächsten Programmstart.
6.3.3
Terminautomat-Vorgaben ändern
Siehe 5.3.2
54
6.3.4
Jahresabschluss prüfen (Strg+J)
Bevor Sie die Auswertung machen, sollten Sie unbedingt prüfen,
ob für alle KlientInnen, die im Auswertungszeitraum Termine
hatten, die sozigrafischen Daten und der Jahresabschluss ausgefüllt wurden. Dazu ist dieses Fenster hilfreich.
Sie tragen hier den gewünschten Auswertungszeitraum ein und
klicken dann auf Nicht ausgefüllte soziografische Daten suchen
oder Jahresabschluss prüfen. In der Tabelle sehen Sie dann eine
Liste der KlientInnen, bei denen diese Daten fehlen.
Wenn Sie nun auf die Nummer doppelklicken, wird im Eingabeformular im Hintergrund der angeklickte Klient angezeigt. Schieben
Sie das oben liegende Fenster zur Seite und bearbeiten Sie die
Klientendaten (ohne das obere Fenster zu schließen. Wenn die
Daten komplett sind, doppelklicken Sie auf die nächste KlientIn
usw..
Prüfen Sie bitte mit beiden Schaltern.
HINWEIS: Wenn Sie zuvor das Fenster KlientInnen selektieren genutzt haben und die Nachfrage, ob die Daten aus
Temp.db gelöscht werden sollen, verneint haben, schließen
Sie das Fenster Jahresabschluss überprüfen und öffnen es
erneut, dann werden die alten Daten gelöscht.
55
7
Der neue KDS-Kalender
7.1
Wozu jetzt auch noch einen Kalender!?
So oder so ähnlich haben mich meine Kolleginnen im SpDi gefragt,
als ich mit dem Vorgängermodell des KDS-Kalenders anrückte. Sie
vermuteten mehr Aufwand für die Statistik, der ihnen eh schon zu
viel ist. Nachdem sie verstanden hatten, wie der Kalender funktioniert, wurden die Stimmen leiser. Und als dann das Programm zum
automatischen Übertragen der Kalendereinträge in die KDS-Datenbank fertig war, waren erste lobende Stimmen zu vernehmen. Das
war im Herbst vor zwei Jahren. Inzwischen ist der Kalender voll in
das KDS integriert und bietet eine Reihe von praktischen Funktionen (und in Hersbruck ist er zur meistverwendeten Programmfunktion geworden):
Kliententermine
von bis zu 7 Beratern können eingetragen,
verschoben, kopiert und natürlich auch gelöscht werden
auf Knopfdruck werden die Kliententermine in die Maßnahmen
der betreffenden KlientInnen übertragen. Ganz neu ist, dass
auf dieselbe Weise jetzt auch indirekte Leistungen eingetragen
und übernommen werden können. Dabei werden auch gleich
die „erwirtschafteten“ Punktwerte eingetragen.
in der so genannten Sonderspalte können die Verwendung des
Dienstwagens, terminfreie Zeiten, Teamsitzungen, Außensprechstundenzeiten, Urlaub usw. sichtbar gemacht werden
(nach Ihren Bedürfnissen anzupassen (s. Vorgaben ändern/DB
und SQL)) .
56
wie das KDS ist auch der Kalender
netzwerkfähig
: d.h. die
Sekretärin macht z.B. für mich einen Termin aus, und ich sehe
ihn sofort auf meinem KDS-Kalender und ich vergebe ihn nicht
doppelt.
Sie können die wichtigsten Daten einer KlientIn gleich im
Anmeldetelefonat im Kalender erfassen und damit einen Eintrag
in die
anlegen.
Unsere KDS-Datenbank ist immer auf dem aktuellen Stand. Die
Termine sind zumindest von der Statistik her alle erfasst.
Personalien
7.2
Termine anlegen
7.2.1
Das gewünschte Datum anzeigen lassen
Oben links im Kalender befindet sich das Feld zum Wählen des
Datums. In der Voreinstellung sehen Sie am rechten Rand des
Feldes zwei Pfeile nach oben und unten. Je nachdem, ob sich der
Cursor auf dem Tag, dem Monat, oder Jahr befindet, können Sie
diese durch Klicken auf die Pfeile verstellen. Sie können dazu auch
die Pfeiltasten auf der Tastatur oder die Ziffern der Tastatur
verwenden.
Wenn Sie auf das Feld mir der rechten Maustaste klicken, können
Sie zwischen dieser Ansicht (
) und einem
wählen. Im Monatskalender klicken Sie auf den gewünschten Tag und er wird angezeigt. Auch die grau angezeigten Tage
des Vor- bzw. Folgemonats können Sie dazu verwenden.
Schaltflächen
lender
Monatska-
Der Kalender zeigt (noch) keine Feiertage an. Samstage und
Sonntage werden rot gekennzeichnet (in der 7-Tage-Ansicht, s.u.).
Der Zeitrahmen geht von 8:00 Uhr bis 21:00 Uhr.
7.2.2
Alle Berater - 1 Tag oder 1 Berater - 7 Tage
Rechts neben dem Feld zum Wählen des Datums sehen Sie das
Auswahlfeld
mit den Namen der Berater und „Alle“ (Voreinstellung). Wenn Sie hier einen Berater anklicken, werden in allen 7
Spalten nur die Termine dieses Beraters angezeigt (des ausgewählten Tages und der 6 Folgetage). Alle Spalten haben die Farbe
des Beraters. Diese Einstellung ist sehr praktisch zum Abgleich und
Nachtragen von mehreren Terminen eines Beraters. Wenn Sie als
Datum den Montag der gewünschten Woche wählen, sehen Sie die
ganze Woche. Durch die Auswahl von „Alle“ kehren Sie zur
anderen Ansicht zurück.
Berater
7.2.3
Eingabe von Kliententerminen
Unten sehen Sie die Startansicht des Kalenders. In inzwischen
sieben farbigen Spalten stehen die Termine eines Tages (beim
57
Start wird das heutige Datum eingestellt) von bis zu sieben
Beratern (die Beraternamen werden aus der User-Datenbank
automatisch übernommen). Wenn Sie mit dem Cursor über die
Zeitspalten fahren, wird er zum Fadenkreuz (damit Sie besser
zielen können).
Durch einen Mausklick auf die Spalte einer BeraterIn zur
gewünschten Uhrzeit (Viertelstunden-Raster) öffnet sich das
Fenster Termin erstellen. Die angezeigten Elemente variieren je
nach der Aufgabe, die Sie im Moment ausführen möchten. Hier
tragen Sie oben links den Klientennamen ein(, wie Sie es vom
Fenster Name suchen im Eingabeformular kennen). Wie dort
können Sie auch hier das Prozentzeichen und den Unterstrich zur
ungenauen Suche verwenden.
Um schnell einen neuen Klienten anzulegen, dient der Schalter
Neue KlientIn. Tragen Sie den Namen in das Feld des gesuchten
Klienten ein (mit großgeschriebenen Anfangsbuchstaben, zur
Suche reicht die Kleinschreibung, praktisch am Telefon) und
klicken Sie auf den Schalter Neue KlientIn. Nun sehen Sie rechts
weitere Felder für die Personalien dieser neuen KlientIn/Angehörigen, die Sie auch gleich ausfüllen können. Der Datensatz wird
angelegt und (ev. mit Namensgleichen) in der Tabelle angezeigt.
Durch Doppelklick auf den gesuchten Klienten (höchste Nummer),
wird er für den Termin ausgewählt.
58
Der
neue Klientendatensatz
:
Personalien
Nummer
Rechner
Klientengruppe
Berater
AußensprechStd
Eingabedatum
Anmeldedatum
Name
Vorname
Anschrift
Telefon Priv.,
Dienst
hat folgende Einträge in
den
höchste Nummer +1 dieses Rechners
die Nummer dieses Rechners
KlientIn, bzw. wie angegeben
der, bei dem der Termin eingetragen wurde
wie angegeben
heute
heute
Name der KlientIn
wie angegeben
wie angegeben
wie angegeben
Bitte korrigieren und ergänzen Sie die Angaben im Eingabeformular, sobald die Informationen vollständig zur Verfügung stehen.
Durch einen Doppelklick auf den gesuchten Namen in der
Auswahlliste wählen Sie die KlientIn aus, und der „Terminautomat“
(wie bei den Maßnahmen) wird sichtbar. Nun klicken Sie auf die
gewünschten Eigenschaften des Termins und dann auf den Schalter
. Aus Ihren Angaben wird ein Kürzel
erstellt, welches zusammen mit dem Klientennamen in den Termineintrag übernommen wird. Nun klicken Sie noch die Dauer des
Termins an und - falls benötigt - die Sonderspalte (, um z.B. den
Dienstwagen zu reservieren). Einen irrtümlich gesetzten Eintrag in
die Sonderspalte entfernen Sie, indem Sie einfach in den leeren
Bereich (unter
klicken.
Maßnahme auswählen
Frei (F)
59
Eintragen wird der Termin gespeichert und dann im Kalender
Mit
angezeigt.
7.2.4
Krisentermine
Wollen Sie den Termin als Krisentermin kennzeichnen, wählen Sie
zusätzlich die entsprechende Krisenleistung aus und klicken erst
dann auf
. Bei der Übernahme werden dann
zwei Maßnahmen eingetragen.
Maßnahme auswählen
7.2.5
Zwei Berater
Wenn zwei BeraterInnen den Termin ausführen, können Sie dies
hier markieren. Die Maßnahme wird dann mit der doppelten Punktzahl eingetragen.
HINWEIS: Geben Sie nur dann „2 Berater“ an, wenn nur ein
Kalendereintrag erstellt wird, sonst wird die Punktzahl
abermals verdoppelt!
7.2.6
Eintragen von indirekt klientenbezogenen Terminen
Um Sitzungen, Teamzeiten, Arbeitskreise usw. einzutragen, klicken
Sie auch erstmal an die gewünschte Anfangszeit in der Tagesspalte des betreffenden Beraters. Im Fenster
Termin erstellen
60
klicken Sie nun aber links auf den Schalter
ner Eintrag. Das Fenster sieht dann so aus:
Nicht-klientenbezoge-
In den gelben Bereich können entweder selbst einen beliebigen
Text einfügen, wenn Sie eine automatische Übernahme nicht
wünschen. Oder Sie verwenden den Terminautomaten und stellen
sich analog wie bei direkt-klientenbezogenen Terminen die
Maßnahme zusammen durch Auswahl des Leistungsbereiches und
des Schwerpunktes. Klicken Sie dann auf Maßnahme auswählen.
Das Programm generiert ein Kürzel aus Ihren Angaben. Dahinter
(nach dem Gedankenstrich) können Sie noch etwas Erklärendes
dazuschreiben (bitte immer hinten anfügen!). Wenn Sie den
ursprünglichen Eintrag nicht verändern, kann das Programm die
Kürzel entziffern und in die Indirekten Leistungen übertragen.
Dann wählen Sie noch die Dauer und ggf. die
klicken auf Eintragen - fertig.
7.2.7
Sonderspalte
und
Nur Sonderspalteneinträge anlegen
Wenn Sie Urlaubs- oder Fortbildungstage, Zeiten für Termine oder
ohne Termine usw. sichtbar machen wollen, klicken Sie wieder auf
die Anfangszeit des gewünschten Zeitraums. Im Fenster Termin
erstellen klicken Sie nun auf den Schalter Sonderspalte bearbeiten. Sie wählen nur noch die gewünschte Dauer und natürlich die
Art der Sonderspalte (z.B. Ü-Frei (FA) - für Freizeitausgleich). Nach
dem Eintragen sehen Sie die Markierung im Kalender.
7.2.1
Termine für alle Berater anlegen
Mit einem neuen Feld Für alle können nicht klientenbezogene und
Sonderspaltentermine auf einen Klick für alle Berater eingetragen
werden. Das Feld finden Sie über dem Schalter Eintragen. Dies
kann auch bei einem erneuten Aufruf dieses Termins nachträglich
markiert werden.
61
HINWEIS: Beachten Sie bei Terminen mit Punktvergabe,
dass alle Termine gezählt werden. Löschen Sie den
Eintrag, wenn Sie z.B. Team für alle eingetragen haben
bei den KollegInnen, die nicht anwesend sind.
7.3
Termine löschen oder verändern
Wenn Sie mit dem Cursor über einen Termin fahren, wird er zur
Hand. Wollen Sie bestehende Termineinträge verändern, machen
Sie auf den Eintrag einen Doppelklick. Das Fenster Termin erstellen öffnet sich wieder mit den Einstellungen des angeklickten
Termins.
Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld Name klicken,
öffnet sich ein kleines Kontextmenü, womit Sie die KlientIn direkt im
Eingabeformular öffnen können.
Zusätzlich sehen Sie unten links im roten Feld den Schalter Eintrag
löschen.
7.3.1
Termine löschen
Wie unschwer zu erraten ist, löschen Sie den Eintrag mit diesem
Schalter.
7.3.2
Termininhalte ändern
Sie können nachträglich die Inhalte (egal ob die Art eines Kliententermins, die Dauer, Sonderspalten-Einträge) beliebig ändern. Nach
62
dem Klick auf den Schalter
neuen Form.
Eintragen sehen Sie den Termin in der
WARNUNG: Bereits in die Klientendatenbank übernommene
Termine werden beim Ändern oder Löschen dort NICHT
geändert oder gelöscht!
7.3.3
Verschieben oder Kopieren von Terminen
Dazu klicken Sie auf den Schalter Datum, Zeit ändern, kopieren.
Folgendes Fenster mit zwei Registerseiten (Termin ändern und
Termin kopieren) öffnet sich:
Im Kopierfenster gibt es nun auch einen Schalter, der den Termin
auf genau eine, zwei oder vier Wochen später kopiert (selbe
Uhrzeit).
Je nach gewünschter Funktion tragen Sie die neue Zeit bzw. das
neue Datum ein und klicken auf die Schalter Termin ändern oder
Termin-Kopie speichern.
7.4
Kalendereinträge in die Maßnahmen übernehmen
Rechts oben im Kalender ist der Schalter Daten in die Datenbanken übernehmen. Ein Klick befördert alle Kliententermine bis zum
heutigen Tag in die Maßnahmen, mit den entsprechenden Punktwerten. Die bereits übertragenen Termine werden statt mit weißem
Feld in einem hellen Grün dargestellt (und natürlich nicht zweimal
übertragen). Nun werden auch die indirekten Leistungen
übertragen.
Wenn nun im Kalender der erste Termin eingegeben wird, kommt
eine Abfrage, ob in Zukunft nur bestätigte Termine übertragen
werden sollen. Bei NEIN bleibt alles beim Alten, bei JA werden
eben nur bestätigte Termine in die Klientendatenbank übertragen.
63
Termine bestätigen Sie durch einen Doppelklick auf den Termineintrag und dann auf den Schalter unten rechts TERMIN Z. ÜBERTRAGEN FREIGEBEN klicken. Solche Termine erscheinen dann grau
hinterlegt im Kalender. Um diese Einstellung später zu ändern,
öffnen Sie in Optionen/Vorgaben ändern die Datei Termine.db.
Löschen Sie dort den ersten Eintrag (Datum = 31.12.1899). Beim
nächsten Übertragen werden Sie dann erneut gefragt.
Beim Übertragen wird das Terminkürzel wieder entschlüsselt.
Deshalb
dürfen
die
Buchstabenschlüssel,
die
im
„Terminautomaten“ angezeigt werden nicht verändert werden.
Denn dann kann die Entschlüsselung nicht mehr funktionieren.
Wenn Sie Änderungen brauchen, setzen Sie sich bitte unbedingt
mit mir in Verbindung.
64
8
Die KDS-Gruppenverwaltung
Bisher war die Teilnahme an Gruppen ein Stiefkind des KDS, nur
ob jemand innerhalb eines Jahres teilgenommen hat wurde erfasst
(, damit er/sie in die Jahresstatistik aufgenommen wurde, wenn
er/sie sonst keine Maßnahmen hatte).
Mit der neuen Erweiterung wird dieser Mangelzustand beendet. Sie
erfassen nun Gruppen, Gruppenleiter, TeilnehmerInnen und
Treffen (, wenn gewünscht mit Teilnahme welcher Personen an
welchem Treffen). Die neuen Auwertungsmöglichkeiten reichen
von Teilnehmerlisten, Gruppenlisten (nach Kategorien geordnet mit
Zahl der Treffen und TeilnehmerInnen), das Erfassen der Organisationszeiten für eine Gruppe bis hin zur Punkte-/Stundenauswertung für den Jahresbericht und Geburtstagslisten für Teilnehmer
und Leiter).
Sie starten die Gruppenverwaltung aus dem Login-Fenster mit dem
Schalter Gruppenverwaltung. Sie müssen die Gruppenverwaltung
erst schließen, bevor Sie ein anderes Fenster öffnen können.
Auf Wunsch können Sie die Gruppenverwaltung nur für den
Administrator zugänglich machen (Login-Fenster/ Paßwortverwaltung).
8.1
KDS-Gruppe - ein Überblick
Die Erhebung der Daten gliedert sich in folgende Schritte:
1. Anlegen der LeiterInnen
2. Anlegen der Gruppen
3. Auswahl der TeilnehmerInnen für die Gruppen
4. Eintragen der jeweiligen Gruppentreffen (, wenn gewünscht mit
TeilnehmerInnen)
5. Auswertung und Weiterverarbeitung der Daten (Jahresbericht, Qualitätskontrolle, Serienbriefe, Geburtstagslisten)
Das Fenster hat fünf Reiter: Treffen, Gruppen anlegen, Teilnehmer, Leiter, Auswertung.
8.2
Anlegen der LeiterInnen
Sie legen die Gruppenleiter auf der Seite LEITER an.
65
Um einen neuen Leiter anzulegen, klicken im Navigator auf „+“. Die
Felder sind alle leer, und Sie tragen die neuen Angaben ein. Ist
alles ausgefüllt, klicken Sie auf den Haken (Übernehmen), um die
Daten zu speichern.
Im Feld STATUS unterscheiden Sie zwischen Hauptamtlichen,
PraktikantInnen, Honorarkräften und Ehrenamtlichen MitarbeiterInnen. Die Leiternummer wird automatisch vergeben. Unten finden
Sie Felder für die Bankverbindung.
Wollen Sie einen bestimmten Leiter suchen geben Sie seinen
Namen in das gelbe Feld Name suchen ein. Beim Schreiben öffnet
sich eine Tabelle mit den Leitern, die mit jedem Buchstaben
genauer eingegrenzt werden. Mit Doppelklick auf den gesuchten
wird sein Datensatz geöffnet.
8.3
Anlegen der Gruppen
Dies geschieht auf der Seite GRUPPEN ANLEGEN.
Auch hier legen Sie mit „+“ einen neuen leeren Datensatz an.
Geben Sie der Gruppe einen Namen (hier: „Malgruppe“). Verge-
ben Sie einen aussagekräftigen Namen für die Gruppe, der es
Ihnen erlaubt, die Gruppe daran eindeutig wieder zu erkennen.
Bei befristeten Gruppen, die einmalig sind, wie Freizeitfahrten
oder Kursen, die jedes Jahr von Neuem laufen, sollten Sie die
Jahreszahl im Namen vermerken (z.B. „Computerkurs 2003“).
Sie können den Namen im Nachhinein nicht mehr ändern, da
sonst die inzwischen vorgenommenen Verknüpfungen mit den
Leitern, TeilnehmerInnen und Treffen nicht mehr stimmen
würde.
66
Bestimmen Sie, ob die Gruppe z.Zt. läuft. Mit dem Schalter
ALLE GRUPPEN ANZEIGEN/NUR LAUFENDE GRUPPEN
ANZEIGEN blenden Sie nichtlaufende Gruppen ein und aus.
Dann wählen Sie den/die Leiter aus. Der Haken im Feld
Ansprechpartner/Verantwortlicher
ist beim Neuanlegen einer
Gruppe aktiviert. Bitte tragen Sie diesen zuerst ein, er erscheint
auch immer an erster Stelle der Liste, wenn die Gruppe
mehrere Leiter hat (die Leiterzahl ist nicht beschränkt).
tragen Sie den ersten und letzten Gruppentreffen (wahlfrei),
67
die Zahl der geplanten Treffen und die der Teilnehmer ein. Die
Zahl der TeilnehmerInnen wird aktualisiert, wenn Sie die
TeilnehmerInnen auswählen.
Links unten sehen Sie ein Feld, welches alle Gruppen anzeigt.
Wenn Sie am Eintrag einer Gruppe etwas ändern möchten,
können Sie die Gruppe hier anklicken, und sie wird dann im
Formular angezeigt.
Mit dem Schalter Teilnehmer auswählen öffnen Sie eine alphabetische Liste der KlientInnen und Angehörigen. Wenn Sie in
das Feld darüber Name suchen den Namen schreiben, wird die
gewünschte Person mit jedem Buchstaben genauer angesteuert. Mit einem Doppelklick wird sie dann in Liste der Gruppenteilnehmer aufgenommen.
Irrtümlich in eine Gruppe aufgenommene Personen löschen Sie
durch einen Doppelklick auf ihren Eintrag in der Teilnehmerliste.
Daraufhin öffnet sich die Teilnehmer-Seite. Dort befindet sich
unten links eine Liste, in welchen Gruppen diese Person
Teilnehmerin ist. Mit Doppelklick auf auf die falsch eingetragene
Gruppe wird die Teilnahme gelöscht. Klicken Sie dann wieder
auf die Seite Gruppe anlegen, um weitere TeilnehmerInnen
aufzunehmen.
8.3.1
Organisationszeiten bearbeiten
Oben in der Mitte sehen Sie den Schalter
bearbeiten, der folgendes Fenster einblendet:
Organisationszeiten
Hier registrieren Sie Zeiten, die Sie für eine Gruppe aufwenden
außerhalb der Gruppentreffen. Diese Einträge werden in in der
Tabelle der Indirekten Klientenleistungen gespeichert (Leistungsbereich Aktivierung ergänzender Hilfen, Schwerpunkt „Orga_“
plus Gruppenname).
Die Plus-Taste im Navigator legt einen neuen Eintrag an.
68
Geben Sie das
Datum, die Art der Organisation, den Berater
und die Dauer an.
HINWEIS: Um Einträge zu löschen, müssen Sie das
Fenster zum Bearbeiten der Indirekten Klientenleistungen
öffnen und den Eintrag dort suchen und löschen.
HINWEIS: Diese Zeiten dürfen nur erfasst werden, wenn
Sie von den Hauptamtlichen MitarbeiterInnen durchgeführt
werden!
Hier befindet sich auch das Feld für Bemerkungen für diese
Gruppe zum Eintrag von z.B. Raumbelegungen, konzeptionelle
Überlegungen oder Notizen.
8.3.2
Std./Punktwerte in die indirekten Leistungen übertragen
Wenn Gruppen von Hauptamtlichen oder PraktikantInnen geleitet
werden und die Gruppentermine einzeln erfasst werden, werden
die Treffen automatisch in die ind. Leistungen eingetragen:
(Leistungsbereich Aktivierung ergänzender Hilfen, Schwerpunkt
„Gruppe_“ plus Gruppenname).
Werden die Treffen nicht einzeln erfasst, wird die Gesamtgruppenzeit dieser Gruppe mit den Klick auf einem Schalter im Fenster
Organisationszeiten bearbeiten übertragen nach der Formel:
Anzahl der Treffen x Dauer x Anzahl der regelmäßigen hauptamtlichen Leiter
Geben Sie die Zahl der Leiter bitte vorher an (Vorgabe= 1).
Dieser Schalter darf nur einmal pro Jahr und Gruppe betätigt
werden, d.h. nach Abschluss der Gruppe bzw. am Jahresende,
sonst erscheint eine Fehlermeldung.
69
8.4
Anlegen der Gruppen-Teilnehmer
Angaben zu den Gruppenteilnehmern erledigen Sie auf der Seite
TEILNEHMER oder im Eingabeformular des KDS. Diese Seite ist
weitgehend identisch mit den Personalien.
HINWEIS: Nur im Eingabeformular können Sie neue KlientInnen/Angehörige anlegen!
Das Ansteuern einer bestimmten Person geschieht wieder mit dem
gelben Feld Name suchen, analog zum Eingabeformular. Neue
Teilnehmer werden im Eingabeformular eingegeben, damit auch
gleich die Soziografischen Daten eingetragen werden können.
Neben den Namens- und Adressangaben der KlientInnen können
Sie auch hier festlegen oder ändern, an welchen Gruppen eine
Person teilnimmt. Von hier aus kommen Sie auch zu dem Fenster
mit der Geburtstagsliste (s.u.). Um diese nutzen zu können,
müssen Sie hier (oben rechts) das Geburtsdatum eintragen. Alternativ können Sie dies auch in den Soziografischen Daten 1 des
Eingabeformulars erledigen.
8.4.1
Gruppenteilnahmen eintragen
Im unteren Bereich des Formulars tragen Sie die Gruppenteilnahmen des Klienten ein:
Klicken Sie auf den Schalter GRUPPE HINZUFÜGEN
70
Wählen Sie dann im Auswahlfeld darunter die gewünschte
Gruppe (Klicken Sie auf dem Pfeil und dann auf die Gruppe)
Wenn Sie versehentlich eine schon gewählte Gruppe anklicken,
erscheint der Indexfehler. Ein Klient kann nur einmal Teilnehmer sein (, wenn auch natürlich bei mehren Treffen (s.u.)).
Bestätigen Sie die Fehlermeldung und wählen einfach die
richtige Gruppe aus.
Sie erhalten dann eine Nachfrage, ob diese Gruppenteilnahme
auch gleich als Maßnahme für dieses Jahr eingetragen werden
soll (, damit diese Person als KlientIn/Angehörige/r in die
Jahresstatistik aufgenommen wird, auch wenn sie keine
anderen Maßnahmen hatte. Sie können dies auch auf der Seite
Gruppe anlegen mit dem Schalter Teilnehmer für das Jahr
übernehmen auf einen „Sitz“ machen (und das Jahr dabei
festlegen. Das ist praktisch, wenn Sie Gruppenteilnahmen für
das Vorjahr eintragen möchten.
Nach der Auswahl wird die Gruppe in die Liste der Gruppen, an
denen der Klient teilnimmt, aufgenommen.
Fälschlich ausgewählte Gruppen löschen Sie, indem Sie sie
doppelklicken und die Nachfrage bestätigen. Sie können den
bestehenden Eintrag nicht mehr verändern. D.h. falsche löschen
und dann neue anlegen.
8.4.2
Geburtstagslisten
Wenn Sie bei den Klienten das Geburtsdatum eingeben, können
Sie Listen mit Geburtstagskindern erstellen. Klicken Sie auf den
Schalter GEBURTSTAGSLISTEN, um folgendes Fenster zu
öffnen:
Die zwei weißen Felder links oben erlauben es, einen frei definierbaren Zeitraum festzulegen. Stellen Sie dazu den Zeitraum mit
dem Monatskalendern ein, den Sie durchsuchen möchten (dabei
ist die Jahreszahl natürlich unerheblich).
Klicken Sie rechts auf eine Gruppe, wenn Sie nur die Geburtstagskinder dieser Gruppe heraussuchen möchten. Es werden nur
Gruppen angezeigt, die z.Zt. laufen (Markierung ist entsprechend
auf der Seite GRUPPEN ANLEGEN gesetzt). Aktivieren Sie das Feld
Alle Gruppen, werden die Geburtstagskinder aller Gruppen
71
herausgesucht. Wenn Personen TeilnehmerInnen mehrerer
Gruppen sind, werden Sie mehrfach in die Liste aufgenommen.
Die
Angaben
zu
diesen Personen werden in der Datei
GEBURTSTAGE.DBF (D-Base-Format) gespeichert,, welches von
jeder Textverarbeitung als Steuerdatei für Serienbriefe usw.
verwendet werden kann.
Das Ergebnis der Suche sehen Sie jeweils unten in der Tabelle.
SCHIEßEN kehren
GRUPPEN-TEILNEHMER zurück.
Mit dem Schalter
8.5
Sie wieder in das Fenster
Gruppentreffen eingeben
Auf der Seite Treffen werden die einzelnen Gruppentermine und
auf Wunsch auch die jeweiligen Teilnehmer eingegeben. Legen Sie
vorher fest, wer an welchen Gruppen teilnimmt (Seite Teilnehmer
oder Gruppen anlegen), weil nur die Klienten eingetragen werden
können, die Gruppenteilnehmer einer bestimmten Gruppe sind.
8.5.1
Schalter
Neuer Termin
Hiermit geben Sie einen beliebigen neuen Gruppentermin ein (=“+“
im Navigator). Nach dem Klick wird das Auswahlfeld Gruppe
auswählen aktiviert. Nach der Auswahl der Gruppe tragen Sie das
Datum, Anz(ahl) Teilnehmer und die Dauer in die entsprechenden
Felder ein.
72
HINWEIS: Es werden nur Gruppen angezeigt, bei denen die
Erfassung der einzelnen Treffen aktiviert ist.
Oben rechts sehen Sie zwei Schalter Nächster Termin und Neuer
Termin. Mit dem zweiten geben Sie einen beliebigen Gruppentermin ein. Nach dem Klick wird das Auswahlfeld Gruppe auswählen
aktiviert. Nach der Auswahl der Gruppe tragen Sie das Datum,
Anz(ahl) Teilnehmer und die Dauer in die entsprechenden Felder
ein.
Bitte geben Sie auch an, wer die Gruppe geleitet hat, denn wenn
Hauptamtliche oder PraktikantInnen die Leitung waren (wenn
gemischt, bitte als z.B. zwei „Hauptamtliche/r“ eingeben), wird der
Termin in den Indirekten Klientenleistungen gezählt (Leistungsbereich
„Aktivierung
ergänzender
Hilfen“,
Schwerpunkt
„Gruppe_+Gruppenname). Wenn zwei oder mehr Hauptamtliche
dieses Treffen geleitet haben, bzw. dabei waren, tragen Sie die
Anzahl bei Leitung durch ein. Die Dauer der Gruppe wird dann mit
dieser Zahl multipliziert, weil der Personalaufwand ja entsprechend
hoch war. Deshalb hat der Eintrag der Hauptamtlichen/PraktikantInnen Vorrang vor dem Eintrag von Ehrenamtlichen bzw.
Honorarkräften.
Klicken Sie im Navigator schließlich auf „“ (Übernehmen).
Die Tabelle unten links zeigt die Gruppentermine, sortiert nach dem
Gruppennamen. Wenn Sie dort auf den letzten Eintrag der
gewünschten Gruppe klicken (den Gruppennamen sehen Sie dann
auch im Feld Gruppe auswählen) und klicken dann auf den Schalter Nächster Termin, wird eine Kopie des Termins mit dem Datum
einer Woche später angelegt. Diese Angaben können Sie dann
natürlich noch in den Eingabefeldern editieren.
Wenn Sie bereits viele Treffen eingetragen haben, können Sie den
Gruppennamen in das gelbe Feld Gruppenname suchen eintragen.
8.5.2
Bestimmte TeilnehmerInnen eines Treffens festlegen
Die mittlere Tabelle zeigt die eingetragenen Gruppenteilnehmer.
Durch einen Doppelklick auf einen Teilnehmer wird er in die Liste
der Teilnehmer eines Termins (rechts) eingetragen. Der Schalter
Alle Einfügen übernimmt sämtliche Gruppenteilnehmer. Mit einem
Doppelklick auf einen Eintrag, wird dieser Klient wieder aus der
Liste entfernt. Wenn Sie einen Klienten aus Versehen ein zweites
Mal auswählen, erhalten Sie einen Hinweis.
73
HINWEIS: Das Eintragen der jeweiligen Teilnehmer eines
Gruppentreffens ist nur dann sinnvoll, wenn Sie diese
Angaben benötigen (, etwa um zu kontrollieren, dass ein
Teilnehmer schon längere Zeit nicht mehr kommt und Sie
„nachhaken“ möchten). Ansonsten reicht es, wenn Sie die
Zahl der Teilnehmer eintragen.
8.6
Auswertungen
Auf dieser Seite können Sie die eingegebenen Daten unter
verschiedenen Gesichtspunkten auszuwerten.
Dazu legen Sie zuerst einen Zeitraum fest. Die Auswertung bezieht
sich dann auf die eingetragenen Gruppentreffen. Weiter können
Sie die Auswahl auf laufende und/oder nicht-laufende Gruppen
beschränken. Schließlich können Sie auch eine einzelne Gruppe
auswerten lassen.
Nach diesen Festlegungen klicken Sie auf einen Schalter der
Auswertungsarten und erhalten dann einen so genannten „Bericht“
oder „Report“.
8.6.1
74
Die Bedienung des Berichts-Fensters
Ganze Seite | 100% | Seitenbreite | 1. S.| vorige S. | nächste S. | letzte S. | Druckereinstell. | | Drucken |Speichern (inkl, Eport ins HTM - u. CSV-Format) | Öffnen | Fenster
schließen
8.6.2
Liste der Gruppentreffen mit Teilnehmerzahl
Dieser Bericht listet die Treffen innerhalb des festgelegten
Zeitraums mit den jeweiligen Teilnehmerzahlen auf und berechnet
dann den Durchschnitt sowie die Summe der Teilnahmen.
Die Ausgangsdaten werden in der Datei
gespeichert.
TREFFENTNZAHL.DBF
75
8.6.3
Liste der Gruppentreffen mit Teilnehmerliste
Hier sehen Sie, welche Personen an welchen Treffen teilgenommen haben. Die Ausgangsdaten werden in der Datei
TRTNLISTE.DBF gespeichert.
8.6.4
Liste der Gruppen
Diese Liste zeigt den Gruppennamen, Name des Leiters, ob die
Gruppe läuft, den Zeitraum mit Anzahl der Treffen und die Anzahl
76
der Gruppenteilnehmer. Die Ausgangsdaten werden in der Datei
GRUPPENLISTE.DBF gespeichert.
8.6.5
Liste der Gruppenteilnehmer
Hier werden die Teilnehmer mit Adresse der einzelnen Gruppen
gezeigt. Sie sehen, ob die Gruppe läuft und wie viel Teilnehmer sie
hat. Die Ausgangsdaten werden in der Datei TNLISTE.DBF gespeichert.
8.6.6
Liste der Zeitwerte (ohne Organisation)
Hier werden für jede Gruppe die Stunden zusammengerechnet, die
an Personal-Aufwand während des Auswertungszeitraums angefallen sind (nur Gruppenzeiten).
77
9
Die Erfassung der indirekt-klientenbezogenen
Leistungen
Die neuen Richtinien besagen, dass die indirekten Leistungen
pauschal mit 30% der Stundenzahl der Fachkräfte berechnet
werden. Wer meint, diese Pauschalen seien eher zu niedrig als zu
hoch angesetzt, sollte die Leistungen über das Jahr hinweg erfassen um für Verhandlungen Zahlen bei der Hand zu haben.
Durch Klick auf den Schalter Indirekte Klientenleistungen im
Loginfenster gelangen Sie in die Eingabemaske, die das KDS dafür
zur Verfügung stellt:
Neu ist, dass nun die Leistungsbereiche auf eigenen Tabs
angezeigt werden.
9.1
Neue Leistungserbringung eingeben
Wenn Sie auf das Pluszeichen im Navigator klicken, wird eine neue
leere Zeile generiert. In der ersten Spalte zeigt sich beim zweiten
Anklicken ein Pfeil nach unten, der eine Liste der in Frage
kommenden Leistungsbereiche öffnet. In den folgenden Spalten
geben Sie das Datum, eine Kurzbeschreibung, den Berater
(Auswahlliste) und die Punkte ein (1 Std.= 1 Punkt). Wie bei den
Klientenmaßnahmen können Sie zu jedem Eintrag eine Gesprächsnotiz anfertigen.
78
HINWEIS: Bitte verwenden Sie zur Eingabe die Vorgaben
für die Leistungsbereiche und Schwerpunkte, die dann
auch entsprechend in der Auswertung auftauchen. Sonst
gehen Ihnen Punkte/Stunden verloren.
Die Summe der im laufenden Jahr erbrachten Punkte wird über der
Tabelle angezeigt.
Wenn Sie einen neuen Eintrag für einen Leistungsbereich
erstellen, der nicht der angezeigte ist, wird er nach dem Speichern
nicht mehr angezeigt. Um ihn zu sehen, müssen Sie in den
entsprechenden Leistungsbereich wechseln.
9.2
Datei - Drucken
Im Menü Datei/Drucken werden die Leistungen tabellarisch
ausgedruckt (auch auf ein Jahr und/oder einen User beschränkt).
9.3
Optionen
Im Menü Optionen stellen Sie ein, ob die Daten vor ungewolltem
Editieren geschützt werden sollen.
79
Hier können Sie nun auch auswählen, ob die Einträge aller User
oder nur die des aktuell eingeloggten Users angezeigt werden.
Mit Klick auf Nur Leistungen des aktuellen Jahres anzeigen
werden die Leistungen der früheren Jahre ausgeblendet (nach dem
Jahreswechsel im Januar nicht erschrecken, sondern diese Option
deaktivieren bis die Auswertung gemacht wurde).
80
10
Adressenverwaltung (Strg + T):
Hier können Sie Adressen von Institutionen, Politikern,
Laienhelfern, Ärzten, Trägervertretern usw. speichern, um sie in
Serienbriefen, für Versandetiketten und dergleichen zu nutzen. Mit
den Feldern SELEKTION1, SELEKTION2 und ÖFFENTLICHKEITSARBEITSKATEGORIE lassen sich die Daten auf vielfältige Weise
selektieren. Es handelt sich bei allen Feldern um Kombinationsfelder, d.h. der vorgegebene Text kann verändert werden. Gespeichert werden die Daten in der dBASE-Tabelle Adressen.dbf im
Verzeichnis C:\Programme\KDS60.
Sie können mit dem Menüpunkt ETIKETTEN DRUCKEN von den
Institutionen Listen und Etiketten drucken lassen. Anwendungsbeispiele wären die Versendung der Jahresberichte, Einladungen an
Mitglieder eines Arbeitskreises oder Rundschreiben an bestimmte
Institutionen mit Infos über eine neue Gruppe. Zuvor müssen die
entsprechenden Datensätze natürlich irgendwie markiert werden,
sei es, dass sie einer Öffentlichkeitskategorie zugeordnet sind,
oder dass die Felder SELEKTION1 oder SELEKTION2 entsprechend
markiert wurden.
Um einen bestimmten Eintrag zu finden, nutzen Sie das Feld Name
suchen. Es funktioniert wie die entsprechenden Feld in den
anderen KDS-Fenstern.
Mit dem Schalter NUR BEST.INSTITUTIONEN ZEIGEN können Sie
sich z.B. nur alle SPDi's usw. anzeigen lassen. Davor müssen Sie
im dem darunter liegenden Auswahlfenster die Kategorie der Institution auswählen.
81
In den Optionen finden Sie die Möglichkeit, den automatischen
Editiermodus ein- oder auszuschalten (Daten geschützt (Strg +
G)).
Verwendung der Felder:
FELDNAME
Anrede Brief
Anrede Institution
Anrede z.Hdn.
Öffentlichkeitsarbeit
skategorie
Selektion 1 u. 2
VERWENDUNG
Anrede im Brief
(Sehr geehrte Frau
Müller mit Namen
eingeben)
An den ... für das
Adressfeld
für das Adressfeld
(Frau
Dr.
med.
Isolde Müller )
mit diesem Feld
können Sie alle (so
markierten) SPDI's,
Nervenärzte
usw.
heraussuchen
Felder für eigene
Selektionen
(wie
Jahresbericht usw.)
VORGABE-FELD
ANREBRIF.DB
ANREINST.DB
ANREZHDN.DB
ÖAKATEGO.DB
SELEKT1.DB,
SELEKT2.DB
Mit dem Tür-Icon wird die Adressdatenbank geschlossen.
82
11
Die KDS-Tools
Die Tools werden nun direkt aus dem Loginfenster gestartet.
Deshalb ist in der Regel die Eingabe des Zentralpaßwortes nicht
mehr nötig
Die Tools Netzkonfiguration und Tabellenreparatur können auch
separat über Start/Programme/KDS60/Tools geöffnet werden, falls
sich das KDS nicht starten lassen sollte, weil die Konfiguration
falsch ist.
11.1
Auswertung
Bitte rufen Sie vor der Auswertung im Eingabeformular im Menü
Optionen/Jahresabschluss prüfen auf und prüfen Sie, ob alle
Angaben vollständig sind (s. 6.3.9).
Die Auswertung hat sich sehr verändert. Im Fenster sehen Sie das
von den Bezirken vorgegebene MS Excel-Formular, in welches nun
die Werte direkt durch das Programm eingetragen werden. Durch
Klicken auf den Schalter Auswertung im Loginfenster im Bereich
KDS-Tools wird das Auswertungsfenster geöffnet.
11.1.1 Felder der Auswertungsoptionen:
Auswertungszeitraum
In die Felder Auswertungszeitraum tragen Sie die begrenzenden
Datumsangaben der gewünschten Auswertung ein (z.B. von: 1.1.
83
(ohne Jahresangabe); bis: 31.12. (ohne Jahresangabe); Jahr:
2007). In den Auswahlfeldern finden Sie Standardangaben, Sie
können aber auch beliebige Zeiträume angeben.
HINWEIS: Wenn Sie eine mehrjährige Auswertung
wünschen, tragen Sie in die Felder von und bis die jeweiligen Datumsangaben mit Jahreszahl ein und lassen das
Feld Jahr leer.
Auswertungsverzeichnis
In das Auswertungsverzeichnis werden alle Tabellen mit den
Auswertungsergebnissen kopiert. Tragen Sie die vollständige
Ordnerbezeichnung mit dem Laufwerksbuchstaben ein (ohne
Rückstrich am Ende; z.B. C:\PROGRAMME\KDS60\AUSWERT
2007). Ist der Ordner nicht vorhanden, wird er automatisch erstellt.
Außensprechstunde
Wenn Sie hier eine der Außensprechstunden wählen, werden nur
die Klienten berücksichtigt, deren Feld Außensprechstunde in
deren Personalien genau diesen Wert anzeigt.
Psychiatrie/Gerontopsyiatrie (nur Geronto-Version)
Hier entscheiden Sie, ob Sie alle KlientInnen (leer), die SpDi-KlientInnen (Psychiatrie) oder die Gerontopsychiatrie-KlientInnen
(Gerontopsychiatrie) in die Auswertung aufnehmen möchten (Nur
bei der KDS-Version für SpDi und Gerontopsychiatrie).
Berater
Bitte legen Sie vor der Auswertung fest, für welchen User die
Auswertung durchgeführt werden soll („Administrator“ für alle).
11.1.2 Einzelauswertung:
Diese Felder werden erst nach der
sichtbar.
Grundauswertung
(s.u.)
Um nur die Daten für ein einzelnes Feld auszuwerten, wählen Sie
aus der Liste der jeweiligen Feldnamen im Feld Einzelfeld das
gewünschte Feld aus. Die Feldnamen, die im Formular angezeigt
werden, sind nicht immer (ganz) identisch mit denen der Datenbank (im Anhang befindet sich eine Liste der Felder).
Wenn Sie die Auswertung zweier Felder kombinieren möchten,
müssen Sie bei der Untergruppe das zweite gewünschte Feld mit
seiner Tabelle eingeben.
84
Geschlecht und Diagnose F2: wie ist die Geschlechtsverteilung
bei dieser Diagnose?
11.1.3 Gesamtauswertung
Mit GESAMTAUSWERTUNG werden automatisch alle Felder ausgewertet. Sie erhalten eine Meldung, wenn die Auswertung fertig ist,
was bis zu zwei drei Minuten dauern kann. Während der Auswertung wird der Cursor zur Sanduhr bis eine Meldung zeigt, dass die
Auswertung beendet ist. Im Fenster können Sie den Gang der
Auswertung mitverfolgen.
Die Gesamtauswertung wird in einer Exceldatei im angegebenen
Auswertungsordner gespeichert („Gesamtauswertung [+Jahr].xls“).
Sie können auch noch Änderungen an den Einträgen vornehem
und diese mit dem Schalter Auswertung speichern speichern. Mit
dem Schalter Auswertung drucken wird das Auswertungsformular
ausgedruckt.
11.2
Wartezeit
Wenn Sie das Anmeldedatum korrekt erfassen (erster Kontakt des
Klienten mit der Beratungsstelle, bei dem ein erster Gesprächstermin vereinbart wird), können Sie mit dem Programm WARTEZEIT
die durchschnittliche Zeit berechnen lassen, die bis zum ersten
Termin nach der Anmeldung verstreicht. Im Feld AB ANMELDEDATUM geben Sie an, von welchen Datum an, die Berechnung durchgeführt werden soll. Klicken Sie dann auf den Schalter WARTEZEIT
berechnen.
Im Feld TAGE DURCHSCHNITTL. WARTEZEIT finden Sie die Wartezeit in Tagen. In der Tabelle werden die Klienten aufgelistet, die
sich seit dem eingegebenen Anmeldedatum an die Beratungsstelle
gewandt haben.
11.3
KlientInnen selektieren (Etiketten erstellen)
Mit diesem Menüpunkt können Sie Adressaufkleber oder Listen mit
den Adressen ausgewählter Klienten ausdrucken lassen, um z.B.
allen Teilnehmern einer Freizeitfahrt eine Einladung für ein Nachtreffen zu schicken oder an alle Klienten, die das wollen, ein
Programm mit den aktuellen Gruppen und Kursen zuzusenden.
Es werden nur die Klienten des Users angezeigt, der sich eingeloggt hat. Beim Administrator fällt diese Einschränkung weg.
85
Sie können z.B. alle Klienten aus einem bestimmten Ort auswählen
lassen. Zur Auswahl stehen alle Felder zur Verfügung. Die
Ausgabe eines solchen Abfrageergebnisses nennt man Bericht.
Im Feld Neue Liste/Anfügen können Sie wählen, ob nur die beim
aktuellen Suchvorgang gefundenen Datensätze ausgewählt werden
(Neue Liste) oder ob sie zu denen der vorigen Suche angefügt
werden sollen (Anfügen). So ist es z.B. möglich, die Klienten
zweier (oder mehrerer) Berater oder nacheinander Klienten mit
verschiedenen Diagnosen herauszusuchen.
Es besteht die Möglichkeit, die Höhe der Etiketten auf den verwendeten Drucker abzustimmen (um sieben Etiketten untereinander
drucken zu können) und die Möglichkeit, eine Absenderzeile ins
Etikett einzufügen. Beide Einstellungen werden gespeichert. Das
gilt auch für die Etiketten, die mit der Adressenverwaltung erstellt
werden.
11.3.1 Vorgehen:
1. Wählen Sie die
im Anhang)
Tabelle, die das gesuchte Feld enthält (siehe Liste
Feld
2. Wählen Sie das
, nach dem selektiert werden soll, durch
Auswahl aus der Liste.
Operator
3. Bestimmen Sie den
. Meist wird es das Gleichheitszeichen
sein. Sie können aber für Felder, die Zahlen aber auch Text
enthalten, den Größer- oder Kleiner-Operator (>, <) nehmen. Dann
heißt größer 'weiter hinten im Alphabet'. Es gibt hier einen neuen
Operator "LIKE" (engl. 'wie'). Wenn Sie diesen wählen, können Sie
beim Feldwert Jokerzeichen verwenden, wie Sie es von
her kennen. Das ist besonders für die Auswahl der
hilfreich: Wenn Sie in die Bemerkungen z.B. mehrere
Gruppen eintragen ('Teestube, Freizeiten, Kontaktgruppe, Töpfern')
suchen
kungen
86
Name
Bemer-
und Sie wollen den Teestubenbesuchern eine Einladung zum
Sommerfest schicken, können Sie im Feld
folgendes
einsetzen, um alle Klienten herauszusuchen, die 'Teestube' (allein
oder in Kombination mit anderen Einträgen) in den
haben: „%Teestube%.“ Wichtig ist, dass Sie beim Eintrag solcher
immer dasselbe Wort wählen. Am besten verwenden
Sie das Feld
, um Standarddaten in die
einzutragen.
Feldinhalt
Bemerkungen
Bemerkungen
Selektiert
Bemerkungen
4. Tippen Sie in das untere Feld den Wert, den Sie heraussortieren
möchten, z.B. den Ortsnamen, wenn Sie oben
als Feld gewählt
haben, oder einen Text mit dem Sie im Feld
eine
Gruppe markiert haben.
ORT
Bemerkungen
Vorgabeberichte
5. Sie können auch stattdessen im Feld
einen der
vorgefertigten Berichte auswählen. Diese Schalter löschen die
Einträge der oberen Eingabe-Felder.
6. Wählen Sie, ob Sie Etiketten oder eine Liste erhalten möchten mit
den Schaltern im Feld
.
7.
BERICHTSFORM
Im Feld Neue Liste/Anfügen können Sie wählen, ob nur die beim
aktuellen Suchvorgang gefundenen Datensätze ausgewählt werden
(
) oder ob sie zu denen der vorigen Suche angefügt
werden sollen (
). So ist es z.B. möglich, die Klienten zweier
(oder mehrerer) Berater oder nacheinander Klienten mit verschiedenen Diagnosen herauszusuchen.
Neue Liste
Anfügen
Jahr des letzten Kontaktes
8. In das Feld
können Sie ein Jahr
angeben, in welchem der Klient spätestens seinen letzten Termin
hatte, um nicht Adressen von Klienten zu erhalten, die schon sehr
lange nicht mehr im Dienst waren.
HINWEIS: Hinweis: Es werden nur Klienten erfasst, die
irgendwelche Maßnahmen hatten (nach dem Jahr des
angegebenen letzten Kontaktes).
9. Wenn Sie Etiketten drucken möchten, müssen Sie wahrscheinlich die
, den
und die
anpassen. Die Etiketten werden dreispaltig gedruckt. Sie müssen DIN
A4-Bögen mit mit 3x7 Etiketten verwenden. Machen Sie eventuell
zuerst einen Probeausdruck auf Konzeptpapier, um die Anordnung
zu prüfen bzw. zu korrigieren.
Position
oberen Seitenrand
Etikettenhöhe
Anordnung auf dem Etikett
Mit
(Oben, Mitte, Unten) wird der
Ausdruck etwa einen Zentimeter nach oben oder unten verschoben.
Seitenrand
Mit
oben bestimmen Sie den Bereich, der oben auf der
Seite frei bleibt (hat ähnliche Wirkung wie der vorige Punkt).
87
Mit Etikettenhöhe bestimmen Sie die Höhe der Ausdrucke (d.h.
wenn Sie einen größeren Wert nehmen, passen weniger Ausdrucke
untereinander und umgekehrt). Sie müssen die Werte so anpassen,
dass der Drucker die Etiketten richtig „trifft". Nutzen Sie die Druckvorschau, um abzuschätzen, ob die Werte stimmen. Wenn alle Ortsnamen und Postleitzahlen unvollständig gedruckt werden, müssen Sie
den Etikettenabstand vergrößern.
Die Zahlenwerte entsprechen Größenangaben, die von Drucker zu
Drucker unterschiedlich sind (also keine Millimeter!).
10. Klicken Sie auf OK.
Es erscheint ein neues Fenster mit der Vorschau der gefundenen
Adressen.
Mit den Schaltern am linken oberen Bildrand vergrößern und
verkleinern Sie die Ansicht und ggf. durch die mehreren Seiten von
Etiketten blättern.
Sie können die Etiketten ausdrucken lassen (pro Seite 3 x 7 Etiketten, DIN A4 Bogen). Sie können den Drucker auswählen bzw.
Einstellungen vornehmen. Klicken Sie zum Ausdruck auf das
Drucker-Icon. Wenn Ihr Drucker Probleme mit den Etiketten-Bögen
hat, machen Sie den Ausdruck einfach auf normales Papier und
kopieren Sie ihn dann auf die Etiketten.
WARNUNG: UNBEDINGT
kopierfähige
Etiketten-Bögen
verwenden, sonst geht die Trommel des Kopierers kaputt,
was recht teuer ist, gilt auch für Laserdrucker!).
Fertig schließt dieses Fenster
Wenn Sie wissen, dass Sie diesen Bericht mit denselben Klienten
öfter benötigen, können Sie ihn speichern und beim nächsten Mal
wieder laden. Sie müssen dann im Auswahlfenster nur auf OK
klicken, ohne irgendwelche Werte einzutragen und dann vom
Berichtsfenster aus den gespeicherten Bericht öffnen.
WARNUNG: VORSICHT: Die Berichte sind nicht verschlüsselt!
Um diese Selektion in MS Word oder einer anderen Textverarbeitung verwenden zu können, führen Sie die Selektion durch lasen
sich die Daten anzeigen und schließen die Druckvorschau und
dann den Dialog Etiketten erstellen. Die Nachfrage, ob die Datensätze in Temp.DB gelöscht werden sollen, verneinen Sie. Nun
können Sie die Textverarbeitung starten, um dort mit Temp.db
(Format Paradox) als Steuerdatei einen Serienbrief zu erstellen.
88
Dazu muss der Importfilter für Paradox-Datenbanken in Word
installiert sein.
HINWEIS: Vorsicht, auch die Datei Temp.db ist nicht
verschlüsselt!
Deshalb löschen Sie die Datensätze (nicht die Datei) mit dem
kleinen Zusatzprogramm Temp.db_leeren, wenn Ihre Arbeit am
Serienbrief abgeschlossen ist.
89
12
Bekannte Fehler
Das KDS 6.0 muss aus Termingründen „an den Start“, ohne vorher
länger getestet worden zu sein. Deshalb nehme ich an, es werden
manche Fehler in den kommenden Wochen auftauchen. Bitte,
verständigen Sie mich, wenn Ihnen Fehlfunktionen auffallen.
Soweit es für Sie erkennbar ist so etwa in der Form „immer, wenn
ich dies und das mache, passiert jenes“. Dabei ist meist auch
interessant, welche Konfiguration Sie nutzen (Einzelrechner,
Terminalserver, Cliebt-Server) und welches Windows.
Ich habe noch keinerlei Erfahrung mit dem Ende Januar erscheinenden Windows Vista ®.
Am besten ist es, wenn Sie mir die Fehler per Mail melden, die ich
in aller Regel jeden Abend nachsehe.
12.1
Plötzlich fehlen KlientInnen oder eine Reihe von
Maßnahmen
Verwenden Sie das Tool Tabellenreparatur, nachdem Sie ein
Backup Ihrer Daten angelegt haben. Sollten sich die Fehler nicht
beheben lassen, setzen Sie sich bitte mit mir in Verbindung.
Falls dieser Fehler öfter auftritt, ohne erkennbaren Grund wie ein
Stromausfall, Computerabsturz usw., kontrollieren Sie bite folgende
Einstellung in der BDE-Verwaltung:
Öffnen Sie die Systemsteuerung und dort die BDE-Verwaltung.
Klicken Sie links auf Konfiguration/System/Init. Etwa in der Mitte
rechts sehen Sie den Eintrag „Local Share“. Stellen Sie diesen bitte
auf „True“ und schließen das Fenster - Änderungen speichern - Ja!
90
13
Die KDS-Website
13.1
Download der aktuellen KDS_60.EXE
Programmverbesserungen und -Korrekturen werden von mir
schnell ins Internet gestellt. Von dort können Sie die Komprimierte
Programmdatei herunterladen (etwa 900 KB groß). Sie passt auf
eine Diskette und kann so problemlas auf den KDS-Rechner
übertragen werden, wenn Sie von aus keinen Internetzugang
haben. Die KDS-Website finden Sie unter:
http://www.kds-rolf-riedel.de
Wählen Sie dort die Seite Download.
Klicken Sie auf den Schriftzug KDS-6.0.EXE (hier sehen Sie noch
die alte Version) und speichern Sie die Datei auf Ihrer Festplatte
oder auch gleich auf Diskette.
Zum Installieren schließen Sie das KDS, wenn es geöffnet ist, und
doppelklicken Sie dann auf diese Datei im Explorer. Dann erscheint
folgender Dialog:
Klicken Sie auf Ja und geben Sie folgenden Fenster oben Ihren
KDS-Installationsordner an:
91
Mit
Unzip wird das Kopieren/Ersetzen begonnen.
Bei mehreren Computern bitte den Vorgang auf allen wiederholen.
13.2
Häufige Fragen
Auf der Seite FAQ (Freqently asked questions - häufig gestellte
Fragen) finden Sie Antworten auf eine Reihe von Fragen rund um
das KDS. Diese Seite wird von mir noch recht stiefmütterlich
behandelt - soll aber besser werden, wenn die Anpassungen an
das Programm mir mehr Zeit dazu lassen.
92
14
Die Hilfsprogramme des KDS 6.0
Alle Hilfsprogramme finden Sie im Startmenü:
KDS 6.0\Tools.
HINWEIS: Machen Sie vor der Verwendung der Hilfsprogramme immer ein Backup, achten Sie aber darauf, dass
Sie dabei nicht Daten überschreiben, die Sie noch
brauchen (könnten).
14.1
Das Programm DB UND SQL
Siehe Vorgaben
14.2
ändern/DB und SQL.
TEMP.DB_leeren
Mit diesem Programm löschen Sie die Klientendaten aus der Datei
TEMP.DB. Das wird nötig, wenn Sie eine Etikettenabfrage nicht
haben löschen lassen, weil Sie sie für Weiterbearbeitung z.B. in
MS Word verwendet haben.
Klicken Sie einfach auf den Schalter DATEIEN AUS TEMP.DB
LÖSCHEN. Löschen Sie keinesfalls die Datei mit dem Explorer. Das
KDS braucht die Datei. Auf dem Desktop finden Sie eine Verknüpfung Temp.DB leeren, die auch das Programm aufruft.
14.3
KDS-Netzkonfiguration
Dieses Tool dient zur Konfiguration des KDS 6.0 im lokalen Netz,
wenn es mit der Standard-Funktion Hauptrechner suchen
Probleme gibt.
Sie starten das Tool über
konfiguration.
Start/Programme/KDS 6.0 /Tools/ Netz-
93
Mit dem Schalter Konfiguration
Netzkonfiguration gelöscht.
HINWEIS: „Konfiguration
zurücksetzen wird die bestehende
zurücksetzen“
bitte nicht
verwenden, wenn Sie anschließend die Konfiguration
manuell einrichten möchten!
Wenn Sie das KDS neu starten, konfiguriert es sich von selbst als
Hauptrechner, bei welchem die Daten im KDS-Installations-Ordner
gesucht werden, der Bezirk wird auf Mittelfranken zurückgesetzt.
Der Schalter KDS 6.0 manuell konfigurieren zeigt die 2 Eingabefelder an, die Sie oben sehen. Durch Klicken auf die kleinen Icons
davor öffnet sich ein Ordner-Auswahldialog, in welchem Sie in
Ihrem Computernetz den Rechner und den Ordner suchen, der die
Klientendaten enthält und unten den zugehörigen NachschlageOrdner für Ihren Bezirk. Klicken Sie dann auf Konfiguration
speichern und warten Sie, bis eine Erfolgsmeldung erscheint. Dann
können Sie das Programm schließen und das KDS starten.
14.4
Tabellenreparatur
Siehe 4.11.
94
15
Typische Arbeitsabläufe
15.1
Ablauf der Datenerstellung von der Anmeldung eines
Klienten bis zum Jahresbericht, Gedanken zur
Arbeitsökonomie
Mit dem neuen KDS-Kalender hat sich der Arbeitsablauf, was die
Eingabe der Daten ins KDS betrifft verändert. Ich stelle Ihnen die
„klassische“ und die neue Arbeitsweise vor. Sicher werden nicht
alle SpDi’s den Kalender verwenden wollen (,z.B. wenn kein
Netzwerk besteht). Zunächst die bisherige Arbeitsabläufe:
15.1.1 „Klassische“ Arbeitsweise ohne KDS-Kalender
Meist meldet sich der Klient telefonisch an, bekommt einen ersten
Termin. Vor dem ersten Gespräch bekommt er bei uns in
Hersbruck ein Papier, das ihm kurz über unsere Arbeitsweise,
Träger und Schweigepflicht hinweist. Auf der Rückseite befindet
sich ein Fragebogen, auf dem der Klient die Anschrift ausfüllt und
einige soziografische Fragen beantwortet, sowie die Frage, ob er in
Zukunft das Kursprogramm des Dienstes zugesendet bekommen
möchte.
Mit diesem Bogen geht er zum Berater. Der führt dann das
Gespräch und holt sich danach von der Sekretärin eine AnmeldeNummer und füllt den Klientenerfassungsbogen (s. Anlage) aus,
macht seine Gesprächsnotizen.
Die bislang unbekannten Daten bleiben unausgefüllt („z) entfällt“)
und werden gegebenenfalls später nachgetragen. Wenn die
Beratung unter dem Jahr abgeschlossen wird, wandert die Akte zur
Sekretärin, die die Daten dann in den Computer eingibt. Dadurch
bleiben am Jahresende nur die übernommenen Klienten auf einmal
einzugeben.
Alternativ kann man die Daten gleich nach dem ersten Gespräch
eingeben und dann nach jedem Gespräch oder in regelmäßigen
Abständen. Dadurch sind die erfassten Daten immer sehr aktuell
(man könnte eine Zwischenauswertung machen, um zu sehen, wie
es mit der Arbeit dieses Jahres steht, was besonders in Hinblick
auf die Punktwert-Problematik empfehlenswert ist) und die Arbeit
am Jahresende wäre deutlich geringer. Vorteilhaft ist auch die
Möglichkeit, recht bald den Klienten in der Liste derer zu haben, die
z.B. ein Kursprogramm zugesendet bekommen wollen, wenn eine
Versendung geplant ist. Insgesamt entsteht dadurch aber etwas
mehr Arbeit, weil die Sekretärin jede Klientenakte mehrmals in
Bearbeitung hat. Sinnvoll ist, die bereits eingegebenen
95
Maßnahmen auf der Akte zu vermerken (durch einen Haken oder
Strich z.B.), um Doppeleingaben zu vermeiden. Es ist möglich
mehrere Maßnahmen desselben Tages bei einem Klienten
einzutragen.
Falls SPDi's über vernetzte Computer verfügen, kann jeder
(angeschlossene) Berater seine Daten direkt in die gemeinsame
Datenbank eintragen. Wenn man dann noch die GesprächsnotizFunktion nutzt, kann man überlegen, ob die schriftliche Führung
der Akten noch erforderlich ist. Setzen Sie sich bitte bei Fragen
hierzu mit mir in Verbindung.
15.1.2 Die neue Arbeitsabfolgen mit dem KDS-Kalender
Seit wir den Kalender nutzen, ist das KDS Teil der kontinuierlichen
Dokumention der Klientenarbeit. Die schriftlichen Papierakten sind
sehr in den Hintergrund getreten und dienen eher als Aufbewahrungsort für handschriftliche Gesprächsnotizen und sonstige Unterlagen über den Klienten (z.B. Schweigepflichtsentbindung,
Klinikbericht usw.).
Gleich beim ersten Anruf, wenn die KlientIn einen Termin vereinbart, wird im Kalender ein (unvollständiger) Personalien-Datensatz
angelegt und der Termin auf diese „Nummer“ gebucht. Nach dem
Erstkontakt füllt die BeraterIn mit Hilfe des Fragebogens und der
Informationen aus dem Gespräch die KDS-Angaben aus (fehlerhafte Einträge wie z.B. falsche Klientengruppe, Außensprechstunde) werden korrigiert, bei KlientInnen werden die soziografischen
Daten ausgefüllt.
Die Eingabe der Maßanhmen erfolgt fast ausschließlich über den
Kalender. Nur Gruppenteilnahmen oder auch ungeplante Termine
werden noch im Eingabeformular verbucht. Wir haben den bisherigen Papierkalender völlig abgeschafft.
Nach einem Gespräch gehen wir ins Sekretariat und tragen gleich
den nächsten Termin der KlientIn ein (Termin kopieren).
Nun werden auch die indirekten Leistungen im Kalender eingetragen und werden so nicht vergessen.
Besonders für Dienste mit einem umfangreicheren Gruppenprogramm empfiehlt sich die Gruppenverwaltung. Beachten Sie bitte
hier, die Gruppen der Hauptamtlichen entweder nur im Kalender
oder nur in der Gruppenverwaltung als zu zählende Termine einzutragen, weil es sonst zu einer Verdoppelung der Einträge kommt.
Dazu gibt es auf der Seite Gruppen anlegen das neue Kästchen
Gruppenzeiten werden im Kalender erfasst. Deaktivieren Sie
diese Option, wenn das Gruppenprogramm die Eintragungen in die
indirekten Leistungen vornehmen soll (leeres weißes Kästchen).
Wenn Sie dann Gruppen in den Kalender eintragen wollen, tragen
96
Sie z.B. „Teestube“ in das Feld Indirekt. Leist. oder
wert. im Fenster Termin erstellen des Kalenders ein.
ohne Punkt-
Wenn Sie das Gruppenprogramm nicht nutzen, können Sie die
Gruppen problemlos über den Terminautomaten eintragen.
Durch die konsequente Verwendung des Kalenders
sind wir mit den Klientendaten und indirekten Leistungen
ständig aktuell
ersparen wir uns lästiges Hin und Her-Übertragen von schriftlichen Aufzeichnungen und dem KDS
15.1.3 Das Auswerten der Daten
Wenn alle Daten eingeben sind, kann man die Jahresauswertung
machen. Dann muss man das Auswertungsjahr und -Verzeichnis,
sowie die Klientengruppe angeben. Besonders, wenn man die
Daten in mehreren Etappen eingegeben hat, sollte man die
Einträge in JAHRESENDE und nun auch die Aufnahmeart überprüfen (siehe Menüreferenz AUSWERTUNG) und gegebenenfalls korrigieren. Ist das geschehen, auf den Schalter Grundauswertung
klicken. Dabei wird eine Rohauswertung vorgenommen. D.h. in
einem ersten Schritt werden aus den zugrunde liegenden Datenbanken die Daten aller Klienten herausgefiltert, die im betreffenden
Zeitraum Termine hatten oder Gruppenteilnehmer waren (dauert
einige Sekunden). Dann können Sie die Gesamtauswertung
machen lassen oder ein einzelnes Feld auswerten, das Sie im
Moment besonders interessiert.
15.1.4 Beispiel für eine Einzelauswertung:
Bestimmen Sie mit Hilfe der Felder von, bis und Jahr den Zeitraum
der Auswertung. Sie möchten z.B. nur die Geschlechtsverteilung
der Klienten eines Zeitraumes wissen. Wählen Sie bei EINZELFELD
'Geschlecht'. und klicken dann auf EINZELAUSWERTUNG. Sie
sehen die Tabelle mit der Geschlechtsverteilung dann im unteren
Teil des Auswertungsfensters. Die ausgewerteten Daten liegen im
Textformat (*.txt, Ansi-Format).
15.1.5 Die Gesamtauswertung:
Wenn der z.B. der Jahresbericht ansteht und Sie alle Daten von
allen Klienten auswerten wollen, machen Sie die Gesamtauswertung.
Dazu einfach den Schalter Gesamtauswertung betätigen (er wird
erst nach der Grundauswertung aktiviert). Der Cursor wird zur
Sanduhr und nach zwei bis zu drei oder vier Minuten bei
langsamen Rechnern und großen Klientenzahlen kommt die
97
Meldung: Auswertung beendet und in welcher Datei die Auswertung gespeichert wurde.
Im neuen KDS wird die Auswertung als MS Excel-Formular gespeichert, welches die Bezirke wohl auf elektronischem Weg zugesendet bekommen wollen, um die Daten ohne viel Aufwand
zusammentragen und vergleichen zu können. Wenn Sie diese
Datei gleichzeitig mit dem Jahresbericht öffnen, können Sie die
gewünschten Daten bequem hinüber kopieren oder auch gleich
das ganze Formular importieren.
98
16
Anhang
16.1
Liste der Tabellen und Felder
Tabelle/Feldname
Personal.db
Nummer
Rechner
Klientengruppe
Berater*
Name
Vorname
PLZ
Ort
Straße
Telefon privat
Telefon Dienst
Mobil
EMail
Anrede
Info
Selektiert*
Selektiert Karte
Bemerkungen
AussensprechStd*
Anmeldedatum
Eingabedatum
IBRP_OLE
Erläuterung
enthält die Personalien (Nummer,
Name Anschrift, sowie Angaben zur
Selektion)
Verbindung zwischen den Tabellen;
derselbe Klient hat in allen Tabellen
dieselbe Nummer
Rechnernummer
Unterscheidung
KlientIn/Angehörige/r/ggf. GerontoKlientIn, GerontoAngehör..
VORGABEN NICHT ÄNDERN!
Handynummer
E-Mailadresse
im Formular nicht sichtbar; wird
anhand des Geschlechts angelegt („r
Herr”, „ Frau” für Anrede in
Serienriefen)
dient nur dem Eintrag im
Bemerkungen
Angekreuzte Datensätze werden als
Karteikarte ausgedruckt (nur
Personalien)
Hier wird die Textverarbeitungsdatei
99
Zusatzinfos
Datfest.db
Nummer
Rechner
Geburtsjahr
Alter
Altersgruppe
Nationalitaet*
Deutschsprachig
Versorgungsgebiet*
Krankenkasse*
Vermittlung*
VermitteltDurch*
Geschlecht*
Familienstand*
Lebensform*
BSAAbgeschlossen
BSAAbgebrochen
BSAKeine
BSAUnbekannt
BeruflicheSituation
Einkommen
EQBeruf
EQAusbildung
EQAltersrente
EQEU_BU
EQGrundsicherung
EQSozialhilfe
EQWohngeld
EQArbeitslosengeld1
EQArbeitslosengeld2
EQKrankengeld
EQUnterhalt
EQErziehungsgeld
EQAngehoerige
EQVermoegen
EQWitwenrente
EQSonstiges
EQUnbekannt
100
der Anamnes bzw. des IBRP
gespeichert
beliebige Angaben und Notizen zur
KlientIn
Soziografische Daten 1
s.o.
Rechnernummer
errechnet
errechnet
wahlfrei
Ausbildungssituation
alte Berufl. Sit., nicht mehr
verwendet
altes Haupteinkommen, nicht mehr
verwendet
Einkommesquellen
Behindertenausweis
Betreuung
Pflegebeduerftig
GerichtlAuflage
Krankheitsdauer
Ersterkrankung
VHausarztPharma
VNervenarzt
VTherapeut
VPsychiatrie
VSomatischeKlinik
VPsychosomatischeKlinik
VInstitutsambulanz
VBetreutesWohnen
VFamilienpflege
VStationaerWohnen
VTagesstaette
VArbeitsprojekt
VWfbM
VAmbPsychPflege
VStatPflege
VSozialstation
VJugendhilfe
VGpDi
VSuchtberatung
VSonstBeratungsstellen
VSonstiges
VUnbekannt
DiagnoseF0
DiagnoseF1
DiagnoseF2
DiagnoseF3
DiagnoseF4
DiagnoseF5
DiagnoseF6
DiagnoseF7
Diagnose*
BSAusbildung
BSOhneAusbildung
BSMitAusbildung
BSReha
BSHausfrau
BSPflege
BSKindererziehung
berechnet
ja/nein-Angaben für die
Vorgeschichte
ja/nein-Angaben für die Diagnose
Mehrfachdiagnose
Berufliche Situation
101
BSZeitweise
BSArbeitslos
BSNichtBerufstaetig
BSAltersrente
BSErwerbsgemindert
BSSonstiges
BSUnbekannt
Datvariabel.db
Nummer
Rechner
PBWahn
PBDepression
PBAggressivitaet
PBZwang
PBAngst
PBSuizidalitaet
PBSucht
PBPsychosomatik
PBGeriatrie
PBSomatopsychisch
PBFamiliePartnerprobleme
PBReha
PBIsolation
PBSelbstversorgung
PBTagesstruktur
PBBerufsproblem
PBGeldprobl
PBRechtsprobl
PBSonstiges
Selbstdefinition1*
Selbstdefinition2*
Selbstdefinition3*
PBKognitiveBeeintraechtig
PBKoerperlBeeintraechtig
PBVerwahrlosung
PBNachbarschaftsprobleme
PBEinrichtungen
PBInformationsdefizite
PBGewalterfahrungen
PBInterkulturelleKonflikt
VABeratungsstelle
VAAmbulantesWohnen
102
Soziografische Daten 2
s.o.
s.o.
Problembereiche
Geronto-KDS: Pflegestufe, sonst
wahlfrei
wahlfrei
wahlfrei
Problembereiche
Vermittelt an
VAStationaeresWohnen
VAAltenheim
VAFamilienpflege
VAInstitutsambulanz
VANiedergelPsychiater
VAPsychotherapeuten
VAHausarzt
VAPsychiarischesKrankenh
VAAllgemeinkrankenhaus
VAPsychosomatischeKlinik
VAArbeitsprojekt
VATagesstaette
VAPflegedienst
VAGesetzlicheBetreuung
VAASD
VAJugendhilfe
VAAngehoerigengruppe
VASelbsthilfegruppen
VASoziotherapeut
VASonstige
VAAbgebrochen
Massnahmen.db
Nummer
Rechner
Datum
LfdNr
Massnahmeart*
Schwerpunkt*
Setting*
Teilnehmer*
Angehoerigenzahl
Punkte
Gesprächsnotiz
Adressen.dbf
NAME
INSTITUTIO*
PLZ
ORT
VORNAME
ANREDE1*
Maßnahmen
Rechnernummer
automatische Durchnummerierung
aller Maßnahmen
Leistungsbereich
dBase-Format, auch z.B. von MS
Word zu lesen (für z.B. Serienbriefe)
Institution
Anrede im Anschriftenfeld (An den)
103
ANREDE2*
ANREDE3*
TITEL*
TELEFON
FAX
EMail
Mobil
STRASSE
POSTFACH
SELEKTION1*
SELEKTION2*
OEAKATEGOR*
vollständige Anredezeile im Brief
(Sehr geehrte Frau Doktor Müller)
Anrede zu Händen (-Frau ...)
Markierung zur Selektion der
Datensätze
Kategorien für die
Öffentlichkeitsarbeit
* Auswahlfelder, Vorgaben in der Nachschlagetabelle änderbar.
16.2
Änderung der Vorgaben für die Maßnahmen:
Bitte ändern Sie bei den Vorgaben für die Maßnahmen nur die
Einträge für die Gruppenteilnahmen (s. Vorgaben ändern). Die
meisten anderen Angaben stehen in komplizierten Verknüpfungen,
die leicht gestört werden können. Wenn Sie andere Einträge
brauchen, wenden Sie sich bitte an mich.
104
105
17
Platzhalter/Jokerzeichen, 86
Seitenrand, 87
Selektion f. Serienbrief verwenden,
88
Steuerdatei, 88
Vorgabeberichte, 87
Vorschau, 88
Wert aus Bemerkungen filtern, 86
Index
A
Administrator, 11
Administratorpasswort, 28
Adressenverwaltung, 81
Etiketten drucken, 81
Selektionen markieren, 81
Verwendung der Felder, 82
Alles unbekannt, 47
Anamnese, 20
Arbeitsabläufe, 95
Arbeitsökonomie, 95
Auswertung, 83
F
Familienkopie, 46
Feld
Datumsfeld, 43
eingabepflichtig, 41
Liste d. Felder d. Datenbanken, 97
Nummer, 41
Rechner, 41
Rechnernummer, 41
Selektiert, 43
Vorgaben ändern bei Massnahmen,
99
Außensprechstunde, 84
Beispiel Einzelauswertung, 97
Einzelauswertung, 84
Psychiatrie/Gerontopsychiatrie, 84
B
Bemerkungen, 20
Benutzernamen, 24
D
DATA.DB, 25
Daten geschützt, 54
Datenbank, 22
Felder definieren, 22
Datenbanken, 10
DATENSATZ
Neu, 53
Datenschutzbestimmungen, 24
Datum mit Jahr, 54
E
Eingabedatum, 44
Eingabeformular, 40
Etiketten, 85
Größenanpassung, 86
Jahr d. letzten Kontaktes, 87
Klienten eines Beraters, 85
NeueListe/Anfügen, 86, 87
Operator, 86
Felder, 10
G
Gerontoangehörigen, 42
Gerontoklienten, 42
Gesprächsnotiz
Gliederung, 51
Gesprächsnotizen, 51
Gliederung.txt, 22
Gruppen, 20
H
Hauptrechner suchen, 12, 93
Netzkonfiguration, 93
Hilfsprogramme, 93
DB und SQL.EXE, 93
SQL-Abfragen, 31
I
IBRP, 20, 46
IBRP-Dokument, 21
INDEXFEHLER, 42
106
K
Tastenkombination, 53
Klientengruppe, 42
U
L
Login, 10, 24
M
Update, 15
Usern, 11
User-Name, 24
User-Namen, 25
Userpasswort, 28
Maßnahmen
W
N
Wartezeit.EXE, 85
Wiederherstellen eines
Klientendatensatzes, 36
mit Angehörigen, 50
Netzkonfiguration
Hauptrechner suchen, 93
NEUER USER, 26
Nummer, 9
ändern, 42, 52
Regeln für die Erstellung, 42
Suchen, 45
O
Ordnungsbuchstaben, 22
P
Passwort, 10
Umgang mit dem P., 25
PASSWORTVERWALTUNG, 26
R
Rechnerummer
ändern, 42, 52
festlegen, 18
S
Selektiert, 20
Systemvoraussetzungen, 9
T
Tabelle, 38
Tabellen, 10
Tabellenpflege, 37
Z
Zentralpasswort, 19, 28